基于人工智能环境的大学档案管理策略探讨

钟崴

摘要：人工智能是最近几年来科学发展的主流。大数据管理与人工智能技术的突破和结合为学校档案管理工作提供了新的变化。大学档案管理作为国家文化事业管理的重要一部分需要随时代进行不断发展。基于人工智能环境，以大数据和人工智能为基础，变革档案管理技术，创新服务与档案管理方式。本文基于人工智能环境，从多方面探讨大学档案管理策略，以实现档案管理方式的变革。

关键词：人工智能;学校档案管理;大数据

前言：

随着网络技术的不断发展，新一代信息技术影响扩大，人工智能正在快速地漫迷于社会，融入社会经济发展的每个方面。成为全球新一轮产业革命的主要力量。全球发展也正在对社会生产力模式进行重构，经济社会正在迈入人工智能化时代。在国家管理方面，人工智能是属于群众数据的时代。对于大数据打造新的发展力量，提高政府治理能力的能力彰显。人工智能背后有着新的发展模式。而对于档案管理，采用以大数据、云计算等为基础的新信息技术，有利于简化数据管理、方便数据查询、整合电子数据和文本数据，档案管理人工智能化是未来档案管理发展的方向。

1 人工智能环境

目前为止，对于人工智能定义各派有不同的看法。但最通俗地讲人工智能就是让计算机具有拟人化的能力，能够发现解决问题、自主完成问题。人工智能又被称为AI技术，经过30多年来技术发展的积淀，人工智能发展迅速，在许多行业有很好的成，人工智能在各个行业领域的不断应用，也标志着人工智能化时代到来。人工智能以计算机拟人化，在不同工作层次大范围发挥作用去一步一步替代部分人类的劳力劳动，从而实现生产自主化，况且人们对人工智能的发展前景相对乐观，甚至有人称人工智能将是第四次工业革命。

2 当代大学档案管理现状

（一）传统管理方式落后

随着信息化发展，当前高校档案管理采用网络化已被部分高校采用，但是在实际的高校管理之中仍然有部分高校应受传统管理观念影响采用旧的管理模式。

（二）经费不足导致档案硬件不能满足管理需要，基础设施落后

随着最近几年来，国家对于人工智能的重视程度提高，人工智能得到快速发展。然后由于高校对于档案管理信息化观念薄弱。高校对于档案管理经费投入严重不足。只有极个别高校应用计算机和信息技术进行档案管理。个别高校当然是介绍远远达不到标准，缺乏规模。基础设施老化落后，是档案管理产生许多问题的重要原因。

（三）档案管理的可利用程度低，检索效率低。

在近几年的正式调查中，我们可以很清楚地看到档案的管理质量和可利用程度之间存在着巨大差距。例如：1.部分高校对档案分类存在不合理性。，对于档案管理期限没有准确划分。部分档案只注重收藏而没有对材料进行分类对材料的归档重视性缺乏，甚至有个别高校有着应当收藏的材料而没有及时归档的现象。2.档案管理信息化程度低。目前有些地方并没有统一的档案管理应用并且档案检索使用工具缺乏，这严重影响了档案管理高质的提升尤其是档案利用率低。3.传统的档案检索有手工和计算机，但目前为止，许多高校人使用的大部分是手工的。有些高校也并没有统一检索工具，在人工检索的方式上，人们又采用了不同形式的辅助工具来帮助检索。从而影响检索效率出现繁杂却无用的现象。存在对检索工具错误看法导致档案工作效率、服务效率低下。没有正确认识到档案管理检索工具的重要性。

（四） 档案管理制度上不完整，缺乏具有专业档案管理知识的人才。

档案管理不标准、不规范问题在个别高校特别突出。主要有这些方面：1.档案编号杂乱，没有统一排序。2.档案分类不完整、不标准、不规范，人为主观判断进行分类，缺乏科学依据。3.部分档案缺少目录，没有明确档案来源、用途。尽管当前我国已经建立一些相关的档案管理制度。但各高校档案管理仍流于形式主义，在档案的集采、保护、外借、查阅、审查、保密等等方面缺乏制度保障，亟待建立新的制度落实档案管理条例。档案管理人员的不专业性也严重影响了档案管理方式的进一步发展。

3.基于人工智能环境实现档案管理网络化信息化解决策略

档案管理工作主要是记录事实，还原历史，然后档案管理的是否具有真实性，事关人们未来对于数据的审查和研究。充分利用好档案，发挥档案管理的数据性，便捷性。有利于提升各方面工作的效率，学校应当重视档案管理。

（一）加强数字化规范建设

高校档案管理网络化应当结合自身学校实际状况。制定出符合实际情况的计划和管理方法。对于已有的传统的纸质档案要计划性地将其数字化管理。对学生档案、学校人事调动档案、学校科研成果档案，可率先放到学校的馆藏之中，逐步优化馆藏资源，提高馆藏质量。对学校院系档案进行分类专业化管理，并对每个院系的档案管理员进行专业化培训学习。最具有价值的信息和数据及时上传进行处理。改变传统管理理念，学习新的管理方式优化管理模式。

由于目前高校在档案管理网络化信息化建设上缺乏资金投入，基础设施落后，资金难以满足档案资源的正常运行。档案管理，资金投入包含档案馆基础建设、信息硬件软件购买维护及升级等。然后电子产品的更新周期相对较快，所以在档案管理资金投入预算上应当依据实际情况变化资金投入解决档案管理资金缺乏问题，优化基础设施条件。对于安全问题，高校应当构架网络防控系统以及数据的安全保护系统。定时对计算机上的病毒进行清理，检修安全保护屏障，并配有专业的安全管理人员。加强规范管理人员身份。准时对档案的信息系统进行安全维护和检查。对于档案管理中存在的问题或潜在危险，应当及时向学校高层汇报。健全学校档案管理安全规范制度，细化个人责任，责任分配到人，加强安全监督。

结语

基于人工智能的不斷发展，高校应当加强学校档案管理，实现智能化，提高档案管理效率。为学校的科研和教育工作提供更好的基础条件，为高校发展打好良好基础。不断加强自身信息化技术建设为高校档案网络化管理作出表率。

参考文献

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