部门例会管理方法研究

刘佳雯 张 聪 中国运载火箭技术研究院

一、例会的目的和类别

召开例会的主要目的是传达要求、信息共享、资源统筹、沟通交流、协同合作、解决问题，推进和落实工作。根据工作需要，按照不同周期，部门例会分为周例会、月度例会、季度例会，季度例会与半年总结和年度总结结合召开。

二、职责分工和要求

综合类会议由综合管理办公室负责组织策划，准备会议材料，编制会议议程，通知协调参会领导；业务类会议由职能处负责组织策划；单一项目类会议由项目办结合部门会议情况负责组织策划，因时间冲突，且需要部门领导参加的会议，由综合管理办公室负责统排。

会议承办处室需做好会前策划，严控参会范围，严格履行请假制度，严肃会场纪律；主持人把控会议节奏和进度；组织做好会议记录，明确待办事项，承办处室负责会议待办事项的组织落实与督查督办，做到闭环管理。

三、会议实施

(一)部门周例会

1.会议组织：每周召开，部长主持，综合管理办公室负责会议组织，原则上安排在周一上午，会议时长1.5小时。

2.参会范围：部领导、各处室负责人。

3.会议目的：传达上级要求，通报重点信息，统筹协调部内资源，协调有关问题，部领导点评、指导、布置工作。

4.会议内容：综合管理办公室负责通报部门周例会待办事项完成情况，以及部门综合工作整体情况，各处室负责人汇报目标性节点性进展以及提出工作难点和建议。

综合管理办公室负责记录整理部长讲话，以及会上待办事项，形成部门周例会待办事项汇总表。根据节点要求，对各项待办工作进行督办，各处室在每周四前统一将工作进展情况报综合管理办公室，综合管理办公室在每周五前梳理分析各项工作进展和完成情况。

5.会议纪律：因公因私无法参加周例会的领导或处室负责人，需本人向部长直接请假，原则上无特殊情况，要求相关领导准时参会，综合管理办公室将记录每次会议出席、缺席和是否准时参会情况，并择机通报。各处室要结合实际工作情况，认真、准时填报周例会待办事项表，综合管理办公室将记录每周各处室提交的及时性和准确性，择机通报。

6.工作流程

项目 2017年2018年 同比增长2019年 同比增长门急诊(万人次) 11.6 14.9 28% 24.9 67% 出院人次(万人次) 1938 2787 43% 3642 30% 床位使用率 93% 102% 9.6% 102% 0%年收入(千万元) 1831.8 2267.4 23% 2305.8 1.7%患者满意度(%) 85 90 5 95 5职工满意度(%) 95 95 0 95 0上转患者(人次) 0 147 108 接收转诊患者(人次) 0 43 60 远程会诊 0 3 17

(二)部门月度例会

1.会议组织：每月一次，部门领导主持，职能处或项目办负责会议组织，与月末周例会结合，会议时长2小时。

2.参会范围：部领导、相关处室或项目办负责人。

3.会议目的：周例会待办事项检查，业务事项专题协调。

4.会议内容：综合管理办公室汇报待办事项完成情况；职能处/项目办汇报业务专题情况，协调有关事项。

综合管理办公室负责记录整理部长讲话，督办待办事项；相关处室(职能处/项目办)组织落实专题工作要求。

5.会议纪律：因公因私无法参会的部门领导、处室责任人，需本人向部长直接请假；其他处室领导向处室负责人请假，原则上无特殊情况，要求相关领导准时参会。

6.工作流程：

序号 步骤名称 工作说明 执行角色 工作输入 工作出输1 工作梳理 待办完事成项情工况作梳进理展和会编议写材人料工作情完况成汇报告报单一/多2 业务专题 结安合排工业作务实专际题和研需讨要，专题人负责项合重目类点或专和综题难专题告报点3 部领查导审业处务室分汇管报部材查领料导进对行各审材料人审查和专告题报和(后报审专版告查题)根据会议准备情况，4 主持准人批以主及持部人门同工意作召安开排本，次会议人主 持准备情况 会议排安会议工作进综合管理办公室汇报展和待办事项完成情况；完成情5 会议召开职能处/项目办汇报业汇报人 会议材料况，以务专题情况，研究讨及会议论讨论情况6 工作要求 部领提导出点工评作、要指求导、要求人提 出汇报内容 工作求要7 会议结束 根据要求关落工实作后续有相关人责 任会议纪要 工实作情落况

(三)部门季度例会

1.会议组织：每季度一次，部长主持，综合管理办公室负责会议组织，二、四季度例会与半年总结和年度总结结合召开(半年总结会全体员工参加)，其它季度与部门月度例会结合，会议时长3小时。

2.参会范围：部门全体员工(半年和年度总结)；其它季度参会范围同月度例会。

3.会议目的：部门季度考评，专题培训。

4.会议内容：各处室汇报工作完成情况，汇报工作亮点和不足，按考核办法进行考核打分；结合工作需要，进行专题培训；结合工作实际和需要，安排临时性议题或工作专题，半年总结和年度总结会，全员参加时无该议题。

综合管理办公室负责记录整理部领导讲话，以及会上待办事项，编写会议纪要。

5.会议纪律：因公因私无法参加周例会的领导和员工，其中领导需由本人向部长直接请假，员工需由本人向各处室负责人直接请假，原则上无特殊情况，要求参会人员准时参会，综合管理办公室将记录每次会议出席、缺席和是否准时参会情况，并择机通报。

6.工作流程：

序号 步骤名称 工作说明 执行角色 工作输入 工作输出1 下发会议通知编制并下发通知，明确会议时间和地点、参会人员范围，以及会议议题等内容会议组织人 工作要求 会议策划2 工作梳理 各处室工作进展和完成情况梳理组织编写人 完成情况 汇报报告3 培训专题 每季度安排一次培训，促进学习交流材料编写人 交流专题 培训材料

4 或工作专题非全员参加时，结合工作实际和需要，安排临时性议题，或是工作专题，视情研讨或通报议题/专题负责人议题/专题工作报告5 部领导审查业务分管部领导对各处室汇报材料进行审查材料审查人 汇报报告汇报报告和工作报告(审查后版)6 主持人批准根据会议准备情况，以及部门工作安排，主持人同意召开本次会议会议主持人 准备情况 会议安排7 会议召开各处室分别汇报工作完成情况，以及工作亮点和不足。综合管理办公室，组织考核打分。进行专题培训。临时性议题或工作专题汇报培训人 会议材料工作进展和完成情况，以及会议讨论情况8 工作要求 部领导点评、指导、提出工作要求要求提出人 汇报内容 工作要求9 会议结束 根据要求落实后续有关工作相关责任人 会议纪要 工作落实情况

四、思考与建议

(一)高效组织，聚焦工作重点和难点

例会组织需高效，避免形式化，规模大，时间长。要聚焦工作重点和难点，在汇报中提出问题的关键点，提出相应的工作建议及解决方案，避免只提问题。涉及资源冲突和影响多项目计划的问题，不能只考虑某一个项目的完成情况，要有全局意识，同样，某一项目遇到问题，其他项目能给予支持的，要全方位积极协同。例会管理在坚持“务求实效、简短高效”原则的基础上，加强问题导向，统筹协调。

(二)对标问题，明确工作计划与实施策略

周例会上，针对工作内容、工作信息、有针对性的工作节点，以及提出的问题，明确解决思路和策略，职能处/项目办按此开展专题策划，根据计划安排与实施策略，全面推进各项工作。通过月度例会(如遇上紧急情况，可以调整例会召开时间，或是召开专题会议)，专题研究某一项目或综合计划等情况，充分研究协调有关事宜。针对季度例会，特别是半年和年总结会全，涉及全体人员参加，要充分准备，明确会议安排。就考核打分，要组织有序，一是通过前期考核办法的全面宣贯，使全员熟知考核细则和流程，二是会前充分汇报考核情况，三是会上组织简短高效，避免会场上出现“开小会”的情况。就专题培训，可安排提问和发言等互动环节，确保培训有效。

(三)强化执行能力，落实工作要求

通过例会通报待办事项完成情况、督办待办事项、专题研究工作事宜，最终目的都是为了能够按照节点完成工作，落实要求。其中，通报待办事项完成情况，可促进工作项目的合理分解，实现对标对表检查；督办待办事项，可在过程中掌握工作执行情况，避免偏离要求；专题研究工作事宜，可群策群力，有针对性地快速突破难点。为此，强化执行能力尤为重要，根据会上汇报情况，将“想执行”和“会执行”较直观的呈现，可有效避免反复汇报形式上的进展，无实质性的工作，造成工作拖拉，或是无法按时完成。

(四)精细化管理，严肃纪律，严格标准

一是会务方面，要准备充分，明确会议时间、地点，检查确认会议材料，提前调试好会议系统，全体人员参加的会议需做好预通知等，避免由于会务原因影响会议正常召开。二是确定会议议题，确保议题相关人员按时参会，避免由于时间冲突主要相关人员无法按时参加、或是无法参会，造成的会议效果不佳，影响会议效率。三是严肃会议纪律，严格请假管理，针对无故迟到、未到的情况，要及时通报，针对多次迟到和请假人员，按照考核规定予以扣分。四是严控会议时间，汇报内容需简明扼要，突出重点，按照会议规定的时间完成报告。五是整理会议记录、纪要、决议等结论性文件，会议材料分发存档，便于工作检查落实。

五、结语

例会管理要遵循相应的制度和流程，在此基础上通过高效组织，可以协调推进和解决很多问题，会议的效率高低直接影响部门的高效管理，甚至影响企业的整体效益。会议策划、会议目标、会前准备、总结督办，每一项都要严格管理、严格标准，有效提升会议效率，促进沟通交流，加强协同合作，提高工作效率，实现预期目标，达到会议效果。