企业档案信息化建设与企业管理创新研究

柴晶晶 中煤平朔集团有限公司

一、企业档案信息化的内涵及其与企业管理创新的关系

企业档案信息化是企业创新管理和企业信息化的一部分，是推动企业发展的直接关键因素，必须在企业的发展建设中得到全方面的体现。企业档案信息化工作不是拍脑袋而来的，是在国家政策法规的指导下，依据相应的技术手段，结合管理学知识，在掌握企业档案信息的基础上而建立的。可以实现企业档案信息分类的信息化、信息数据存储的自动化，信息查询的便利化。

市场经济环境的日新月异要求企业的现代化管理策略不断创新，而档案信息化给企业管理的创新提供了更为便利的途径。通过档案信息化可便捷获取企业管理涉及的方方面面的信息。企业正常运转过程中的生产经营、行政管理、人力管理、财务管理等各个流程、各项事务均在档案资料中有据可查，这些资料为企业决策提供了依据。合理利用档案的信息化资源，促使企业管理手段和方法不断创新，从而提高企业管理效率，提升企业竞争力，保障企业长远发展。

二、企业档案信息化建设与管理创新工作存在的问题

(一)观念薄弱，重视程度不够

当前企业档案信息化建设及企业管理创新工作开展的不太顺利。我国经济的飞速发展推动了众多中小企业的蓬勃发展，但是因为中小企业的性质问题，加之企业领导层的认识因素，当前对于中小企业档案信息化的工作不太重视，其建设工作难以大面积的进行开展。多当前的实践情况来看，企业档案信息处于非常随意的一种状态之下，管理混乱，主要表现在以下几点。

第一，企业工作人员对于企业档案信息的管理不重视，信息收集不全面；第二，企业档案管理设施和设备较为陈旧，信息化管理设备几乎没有；第三，企业没有专职的档案管理人员，主要是由企业的办公室工作人员兼任档案管理人员，企业档案管理及信息化工作缺乏专业性。

以上三大因素导致当前中小企业的档案信息化及管理创新工作较难开展，档案信息化建设的目标完成不了，想通过企业档案信息化而进行企业管理创新的设想也实现不了。

我国中小企业领导和管理层企业档案信息化的观念薄弱、重视程度不够是导致该种情况发展的核心原因。当前各行各业的市场竞争都非常之大，企业都是以生存和发展为主要目标，否则稍有不慎，企业就会在残酷的市场竞争中被淘汰。在残酷的市场竞争中，企业档案的信息化建设和企业管理创新工作属于花钱项目，开支较大，一般是被列入企业最不受重视的工作，只要在其它工作都处理完，企业经济效益可以的状态下，才有可能开展得下去。

(二)资金、技术等基础条件投入不足，开展情况不平衡

对当前中小企业档案信息化建设及企业管理创新工作的统计情况来看，整体基础非常薄弱。从具体来看，档案信息化资金投入少，制定的方案执行不到位，添置的档案信息化设备少，档案信息化建设的程度低，应该很少有企业能基于档案管理的信息化基础形成企业的管理创新。

当前，正值我国中小企业面临转型的关键节点上，很多企业都把有限的资金用在最需要的地方。对于档案信息化建设及企业管理创新上，他们认为这对决定不了企业的生存和发展，因此，他们不愿意在档案信息化建设的资金、技术等基础条件上进行投入。有部分企业的领导和管理层也认为档案信息化建设和企业管理创新的重要性，也愿意为之投入资金和技术，但是投入的资金量还是不多，信息化建设的软件和硬件设施不足，数字化信息资源的来源少，对档案资源开发深度不够。企业各部门之间的联系不密切，交流少，企业与企业之间，行业与行业之间的交流就更少了。

从企业整体来看，企业档案信息化建设及企业管理创新工作中的资金、技术投入不够，还必须要加强。从企业规模来看，不同规模企业之间的投入表现为严重的不平衡现象，中小民营企业的投入较少，但是中大型的国有企业的投入较好。从企业投入策略来讲，没有制定良好的策略，对于企业档案信息化建设及企业管理创新工作都是盲目地投入，就算有计划那也是一个空想，企业的生存和发展遇到问题，管理得不到优化，慢慢的只能破产的命运。

(三)专业技能人才匮乏，现代化管理水平较低

在调查访问结果可知，中小企业办公室档案管理人员在公司一般没有太重要的岗位和地位，整体上都是处于一个较为弱势的状态，职位不高，权利不大。一般来说都是企业办公室具有计算机基础的工作人员兼任，思维和方式具有一定的局限性，对计算机知识掌握的较为理想，但是对档案业务及管理创新业务的不熟悉，那么设计的信息化也会出现较不合适的情况，档案信息化就变成了单纯的把以往档案管理依靠人工管理的模式转变成为线上采用计算机操作来进行处理和管理的模式。尽管符合了档案信息化的基本要求，但在仍然偏离了档案管理的现代化倾向，真正的全面的档案信息化还必须建立信息技术管理中心，在实现档案整理、分析、查询、应用的信息化之处，还需要利用信息化技术来帮助企业实现企业管理的创新，提高企业的工作效率。

档案信息化建设专业工作人员还需要具备相应的专业知识和实践技能，同时也是企业完成档案信息化建设的基础，是实现企业管理创新的基石。当前企业从事档案信息化的工作人员大部分来自以往从事纸质档案的工作人员，只是他们的工作内容多了一部份，很少有从学校或社会上招聘来的具有现代信息技术的档案工作人员。这就造成了档案信息化建设工作人员的档案管理及信息化知识老化，档案管理及信息化也只是停留在纸面上，流于形式。档案信息化建设的重心仍然在企业档案资料本身上面，没有对部门与部门之间的管理问题进行信息化建设，也没有利用信息化技术对企业管理进创新的深度挖掘。档案信息化建设任然是以往的资料介绍与检索汇编；在操作形式上面，也仅仅是编制索引，没有全面地建设为企业管理创新服务的综合性档案系统。

企业现有的档案信息化管理和管理的人才队伍年纪普遍偏大，利用信息技术和信息化的能力比较弱，实践操作技能不足，这都是导致当前企业档案信息化工作开展迟缓的关键因素。

另外，企业档案信息化建设人才少，但是任务重，工作量巨大，企业在企业档案信息化建设及企业管理创新的岗位设置不多，人员紧张，除了本职工作之外，还要兼任档案信息化的建设工作，因此导致工作进度非常之缓慢，企业管理创新能力不足。

(四)盲目建设严重，缺乏系统的宏观统筹

企业领导由于没有统一的建设方案，没有认识到档案信息化建设及企业创新管理是一项长期工作，没有意识到人才对于档案信息化的重要性，投入资金和技术就盲目的开始建设工作，导致企业资金出现困难，企业负担加重，市场竞争力减弱，企业档案信息化建设工作的搁置，有的企业缺乏系统的宏观统筹，企业档案信息化建设工作还会产生一定的负面影响，无法被利用发挥其潜在价值，反而让人对企业产生不好的形象。

三、推进企业档案信息化建设及企业管理创新的措施

(一)树立企业档案信息化意识，加强企业管理创新思维

1.转变观念，提升专业人员的信息化意识，创新企业管理思路

思维决定行动，理论指导实践。做好企业档案信息化建设的前提是企业管理层及工作人员必须要有信息化意识，要具有档案管理信息化能促进企业管理效率作用的思维。如果脱离了这一基础的话，那做好企业档案管理信息化建设就是一句空话。信息及通讯技术的飞速发展，为企业档案信息化提供了外部条件。经济全球化的今天，企业对于档案管理有了更高的要求，因此要提升专业人员的档案信息化意识，及时地更新个人的思想观念、知识结构、创新理念需求，焕发出档案信息化建设在现代企业管理发展创新进程中的重要作用。

2.加强宣传力度，吸引领导对档案信息化建设及企业管理创新的关注

具备档案信息化及创新企业管理观念和意识只是基础，在该基础上还必须要进行大力的宣传，让企业上上下下，包括企业领导及各员工都意识到其不仅仅是为公司的发展提供一定的帮助，而是有可能是决定公司生存和发展的关键因素。

只有宣传到位，领导者认识到了它的重要性，掌握了其是实现企业科学决策的关键环节后，才能有效地督促这一事情的进程，才能促进企业的创新管理。企业档案的信息化建设是适应社会市场环境新变化、科学规范的档案信息化服务系统，为企业的发展做出积极的贡献。

(二)加强对企业档案信息化建设及企业管理创新的宏观指导，建设管理制度

任何事情的进行都需要确定指导方针，制定详细的方案，企业档案信息化建设及企业管理创新的主要原则为：第一，要遵循实用原则，企业档案信息化建设工作要实用，要能符合企业员工应用的实际情况；第二，要遵循逐步推进与效益发展的原则。对于企业来讲，企业档案信息化建设是一个需要长期建设和长久投入的事情，在制定方案时必须结合企业的当前情况和长久期望，要考虑到现实和未来，不能盲目开展行动。

(三)重视企业档案信息化建设及企业管理创新的人才建设

1.树立企业档案信息化建设及企业管理创新人才的信息化观念

人才是做一切事情的基础，是企业进行档案信息化及管理创新的基石，是企业提高市场竞争力的来源。做为企业领导和管理层，需要正视企业的现状，改变以往忽视人才建设的观点，提高原有的工作效率，要认识到人才的重要性和迫切性。在这一大背景下，要求企业员工自身积极的进行调整适用工作的观点已不再适应社会的要求了，必须主动出击，有做任何决策时，把人才建设重要性的观念考虑进去，以适应时代的不断发展。主要有以下做法。

第一，企业档案的信息化建设及企业管理创新人才的培养需明确要以企业的发展需求为根本，围绕企业的各项工作有针对性的提出信息化建设的内容要求和方向，并对企业的管理创新进行研究探索；第二，作为档案信息化建设及企业管理创新人才需要及时提供有效的档案信息化资源，快速高效解决困难，总结经验；对可能发生的问题，根据之前的经验教训，做出具有预见性的保障措施，加强企业管理；第三，需要具备时效意识，在当前信息交流非常迅速的今天，微信、微博、抖音等新媒体的涌现，企业档案信息的价值与时效性联系紧密，等信息热度过后，信息就没有其自身的价值了。所以需要其对市场环境和企业发展要有敏锐的洞察力，精准捕捉有用的信息内容，创新企业管理策略。

2.积极培养企业档案信息化建设及企业管理创新人才的创新意识

企业需要具有创新意识和创新能力的专业人才。主要措施如下：第一，档案信息化人才必须紧跟时代脚步，突破传统思维观念，积极的研究新的管理方法和方法；第二，档案信息化人才必须努力充电，学习更多的专业知识，加强技术培训，为信息化工作提高基础；第三，在企业的领导层也需要培养具有创新型能力的人才，创新型能力的人才用在企业的各个工作岗位，为实现企业的创新管理奠定基础；第四，加强宣传，提高企业领导及管理层档案信息化建设和企业管理创新意识，为档案信息化业务的开展和企业管理创新的探索进行助力，为企业的发展做出贡献。

四、结语

当前档案信息资源越来越成为各行各业适应时代要求的重要手段以及企业管理创新的决策依据和技术支撑。对企业档案进行信息化建设是现代企业的发展趋势，将其与现代企业管理理念融合，创新出新的企业管理策略，可有效提高企业市场竞争力，为企业赢得更好的市场竞争力提供基础保障。基于企业发展目标，从企业需求出发快速高效整合多方面档案资料，通过整理加工分析，为企业的管理决策提供依据，及时处理企业遇到的问题，甚至提前做出预判，规避可能存在的风险。应树立全局、战略、前瞻的思想意识，以企业管理创新为落脚点，解决企业实际问题，从注重档案资料管理向加强档案内容研究转变，充分分析企业发展对档案信息需求的特点，利用档案信息化建设不断进行创新探索，把档案资源建设成为企业管理创新的智囊库，推进企业管理创新。