电子档案管理在高职学校档案管理中的应用

古力巴哈尔.乃比

摘要：伴随社会及时代的发展，目前我国社会主义现代化事业获得了很大的发展，教育工作也逐步向着多元化与现代化的方向前进。高职学校作为我国教育体制当中十分关键的一部分，正持续给我国现代化建设输送人才，信息化时代的来临也给目前高职院校的教育及其别的工作带来了巨大的改变，这当中需要关注的就是档案管理电子信息化，持续完善目前高职院校平时的教学和办公。和以往的档案对比，电子档案不只能够减少人的工作量，同时还可以提升工作的效率。

关键词：电子档案;高职学校;档案管理

引言：目前我国高职院校逐步向着多样化且现代化的方向发展，教学手段的不断变化，及其教学环节的复杂多变。为了能够顺利完成教学，方便院内开展教学和管理工作，大量高职院校在具体工作当中逐步抛弃了以往纸质的档案管理模式，将电子文件当作是学校招生办学科研及其工作信息传输的渠道。档案管理在目前的高职院校发展及办学方面尤为关键，然而很多高职院校还是沿用以往的档案管理模式，并没有和目前信息化时代完成接轨，所以目前很多高职院校需要努力进行改革 及创新，完成电子档案工作的优化与普及，提升学校办学的效率。

一、电子档案管理的特征

首先，管理对象。与以往档案管理的不同就在于，电子档案所管理的对象是将数字信息与载体作为主要，而以往的档案管理仅是把纸质作为主要。导致这样的原因主要是因为引入电子档案管理以后，管理从事者借助电子设备的操作，能够把以往纸质的文件转变成电子档案，进而做好电子档案管理这个工作，如此一来，管理对象就产生了很大的变化。其次，管理方式。电子档案的管理同以往档案管理存在最大的不同就是方便性与易操作性。以往的档案管理最为常见的方法就是管理从事者对纸质档案加以划分与整合，学校较为常见的方式就是依据等级或是字母来对档案做出排序整理与存放。而电子档案管理就是在管理从事者完成档案分类以后，利用计算机网络对应的功能或是学校本身档案网站来对其做网络化的管理，如此更有助于查找与运用。

二、电子档案管理在高职学校档案管理中的应用

（一）注重电子档案管理

伴随社会的迅速进步，电子档案逐步在很多高职学校的档案管理当中得以广泛运用，对应的档案管理从事者也开始注重电子档案。为了让电子档案能够更好地落实，进而让高职学校中档案管理这个工作的质量及其效率能够获得有效提高，学校中的领导及其有关管理从事者应该体现出自己所具有的带头作用，先从自身入手，形成科学的电子档案管理理念，对于电子档案在学校档案管理当中具有的作用有进一步的了解。另外，学校的领导及其有关管理从事者还应该让电子档案在自身档案管理当中得到有效的实行与运用，增加对档案管理从事者的培训力度，让学校的档案管理从事者可以对档案管理这个工作的关键内容及其管理精神有足够的了解。并且，学校还需要增加对档案管理从事者的监督与管理力度，提升对档案管理这个工作的要求与标准，借助这种方法来提高学校档案管理从事者对自身工作的主动性与严谨性，从而在学校的档案管理当中运用电子档案管理的正常进行打下基础。

（二）提升职工对电子档案的了解

作为信息知识及其人才都较为集中的场地，高职学校需要主动跟在校的职工普及电子档案有关的知识及其益处，让职工对电子档案的了解能更为充分，从而想要配合学校来完成档案所对应的工作。首先，高职学校当中的负责人应该把自己所起到的带头作用充分体现出来，主动去了解电子档案对应的理论及其技能知识， 同时主动参与到有关的培训的当中，从而让别的教职工对电子档案管理予以重视;其次，高职学校应该把电子档案在校内的影响扩展到最大，使学校的职工可以对电子档案管理有进一步的了解，从而主动配合档案管理从事者来落实档案管理这个工作，在很大程度上把学校中档案管理这个工作的质量及其质量加以提升。

（三）完善档案管理机制

针对高职院校的发展来说，落实好档案管理这个工作是推动学校快速发展的一个非常重要的环节，为了可以把电子档案管理这个工作践行好，学校中的档案管理从事者应该依据电子档案有关的特征来完善电子档案有关的管理体制，进而让电子档案具体的管理质量及其管理效率获得有效的提高。首先，高职学校应该做出规定，每间隔一段时间就应对电子档案实施归档，并且还应该对电子档案的质量 做进一步核查与检验，如果察觉存有问题就应该及时做出处理，让档案可以尽快地归档;其次，高职学校需要提高档案管理从事者对电子档案做深入的理解与认知，进而制定出完善的电子档案管理体制及其对应的操作手段，让档案整合、分辨及其最终的归档这些工作更加专业;最后，高职学校需要严格依据电子档案本身的编号划分工作，让人为失误的情况得以有效把控，从而顺利落实高职学校的电子档案管理工作。

（四）优化管理队伍

電子档案管理从事者是电子档案管理必不可少的一部分，所以档案管理从事者的基本素养、专业知识及其及技能都决定着电子档案管理最后管理质量以及效率的重要因素。因此，学校应该对档案管理团队加以完善，提升团队之中职工的专业知识及其技能，给学校落实电子档案管理这个工作提供条件。首先，在学校选取档案管理从事者的时候，需要将学习能力、道德品质及其专业能力作为选取的目标，保障其的专业能力、整体素质能够满足信息化管理所提出的要求。其次，学校需要增加对档案管理团队的建设与发展力度，主动面向社会去招纳人才，把电子档案管理团队做进一步的优化和扩充，进而让学校电子档案的管理能够更加高效。

结束语：

总而言之，高职学校当中电子档案管理这个工作是一个长期的过程，需要伴随社会的前进及其学校的教学工作持续的完善与发展，学校应该调动起所有部门的力量，运用不同的形式，落实好学校中档案管理这个工作，让学校当中的档案管理可以更为完善，体现出档案管理所具有的重要性。此外，档案管理从事者也应努力提升自己在这个方面的知识及其能力，让档案管理这个工作能够顺利进行，才可以让档案管理能够有更好的效果。

参考文献：

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3986501908273