信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用

王寅

摘要：在现代物资采购管理中，信息化的重要性越来越突出，为企业的管理提供了多种渠道。尤其是在企业物资采购管理过程中，信息化的作用日益凸显，它不仅能保障采购工作的高效性，而且能保障采购工作的顺利进行。文章对信息化在物资采购中的作用进行了深入研究，并对其运用方式进行了分析，以提高企业对物料采购的管理水平。

关键词：信息化;企业;物资采购管理;运用

科技飞速发展，对社会各方面都产生了深远的影响，不但促进经济快速发展，也使我国综合国力得到加强。随着时代的发展，各个行业企业在经营管理理念、管理手段、管理体系等方面都要敢于创新，而不是因循守旧。物料采购是一个企业不可忽视的管理环节之一，是内部管理工作的基础，必须充分利用信息技术，确保物资采购的质量和效益。

一、物资采购信息化的基本概述

（一）物资采购信息化内涵

物资采购信息化是电子商务的一种，信息化是指在网上进行的一种交易方式，也就是通过网上信息的收发，完成商品的采购。订单双方之间不需要见面就能进行交易（包括招标、谈判）。信息化的物资采购不仅要实现采购，更要通过互联网、信息化对整个交易过程进行实时监测，从而降低供需双方花费的成本，实现资源的有效整合，增强企业的竞争力。随着信息化水平的不断提高，企业对物料的使用更加注重使用质量、便捷、快速、降低成本，以达到对物资进行信息化采购的目的。物联网是一种比较先进的技术，它通过对生产、交易等过程进行实时监控，并将相关的数据与互联网相融合，从而形成一个庞大的贸易网络。目前，在企业物资采购和管理中，物联网技术的运用可以大大提升企业的生产效率，但是二者的融合还需要一定的时间。随着供应商关系管理系统、OA等信息化管理平臺逐渐推广，物资采购计划管理、供应商管理、采购管理、物资验收管理、结算管理等采购全过程将全面实现信息共享和透明化，物资采购也更加及时、高效。

（二）信息化物资采购管理

数字化采购是一种以商品属性为基础的电子商务。数据处理工具通常使用诸如计算机、云平台等目标装置，包括数据表示、分析和应用，以提供有关资金、订单和供应商的精确资料。融资信息的数字化运用，主要与财务有关，相对于手工结算，它更精确、更及时。资本是企业经营活动的基础，是企业的终极目标;供应商的数据数字化能够为企业节约成本，保证原料来源的可靠性，在与供应商进行合作时，供应商的信息会全部录入到电脑中，包括供应商、质量、诚信指标等。在企业采购过程中，订单信息的数字化管理是一个重要的组成部分，包括了产品、供应商、融资等三个方面的信息，并且比较完备;产品信息的数字化主要是保障采购的质量，它具有种类繁多、数据系统复杂等特点，目前已广泛应用于RFID技术。

二、信息化在物资采购管理中的重要性

首先，监督购买的费用。在物料采购的过程中，企业可以利用信息化手段进行更广泛的信息采集。随着信息收集的规模越来越大，利用信息化手段对信息进行整理，可以从不同的方向、不同的角度获取有用的信息，从而取代以往的分析所需的大量人力、物力。另外，通过信息化，企业可以与供应商进行跨区域的沟通，节省空间和时间，同时也可以更好地收集材料的信息，让他们可以更好地进行产品的质量、价格、服务等方面的对比。从上面可以看出，利用信息化手段进行采购管理，能够有效地监测企业的采购成本。

其次，在时间上要做得更好。过去企业在物资采购中，由于缺乏有效的信息化工具，大部分企业都是被动地接收供应商的信息，而供应商在产品升级后，由于信息化程度低、信息更新慢等问题，以上种种大大降低了企业物资采购管理的效率。信息化手段在物料采购管理中的应用，使得电子商务系统得到了迅速的发展，无论是供货方，还是供货商，都能及时地得到相关的信息。在物料流通上，通过信息化手段，极大地减少了传统物资采购管理中存在的“积压”“供给滞后”的问题。总之，在物资采购过程中，信息化手段的合理使用，能确保物资采购的及时性。

最后，对整个物资采购过程进行控制。利用信息化手段进行物资采购的管理，可以实现对物资的全过程控制，将物资的采购管理细化到各个环节，并能随时了解整个过程中的各种信息。这样既能方便以后的管理工作，又能及时掌握物资采购的异常信息，进行分析，从而制定出合理的对策，降低企业的损失。

三、信息化在企业物资采购管理中的运用现状

（一）实施物资采购管理数字化

第一，建设资源信息大数据平台。该平台能够保障采购、消耗、库存等“进耗存”信息，以及采购计划等信息，与各企业的工作人员共享。员工可以通过信息共享，随时根据需求和存货的变化，及时调整采购计划，避免因缺少生产材料而造成的生产中断，也避免了因供应不足而重复采购造成的资源浪费。第二，对供应商进行档案管理。在供应商的档案中，可以实时地记录供应商的各种情况，比如物资的数量、价格的波动、产品的优缺点、后续的服务、联系人等。

（二）建立物资采购信息化系统

第二，建立物料采购的信息化体系。该系统能建立采购基本数据库，主要由采购计划单元和库存管理单元组成，便于对各个采购参数进行实时比较。员工可以通过该系统实时了解各个部门的库存情况，对物资进行合理的调配，以保证企业的动态生产，从而实现流动资金的合理配置。通过该系统，还可以实时了解到仓库的情况，建立一个合理的安全库存，避免出现大量的库存，同时也能在紧急情况下，最大程度地保障生产和流动资金的使用。此外，招标模块也是这个系统的一项新产品，它可以实时地将企业的物资需求信息进行实时的发布，并利用信息化的方式，将供应商的信息传递给供应商，并将其与供应商进行有效的交流，从而在采购过程中取得优势。同时，根据以前的资料，对供应商进行分级管理，确保品质。

（三）加强物资采购管理信息共享

信息技术在物资采购中的应用方法之三是物资信息的动态共享，主要涉及物资采购信息、物资发放信息、物资消耗信息。公司的有关工作人员，特别是管理层，可以根据采购、消耗、库存等情况，对生产和其他工作进行合理的安排，保证各项指标的实现。各企业要积极地对接、挖掘、充分利用大数据，既能满足企业的生产和经营需要，又能挖掘出降低能耗、增产的良机，确保企业练好内功。

（四）建立有效组织管理架构

各相关的行政部门在采购工作中也是不可或缺的一环，通过各职能部门的专业化操作，可以保证采购工作的高效、合理、低耗，顺利地完成采购工作。因此，要构建一套完整的材料采购管理体系，才能确保整个采购过程的有效运行。同时，管理人员与各部门的工作人员也能进行有效的交流，在信息共享的基础上，对具体的材料进行专门的分析，从而达到改善物资采购管理水平的目的。此外，要加强对物资采购的日常管理，保证采购工作的质量，防止在采购过程中出现的各类不良行为，从而使整体工作得以改进。同时，高效的采购管理体系能够使企业更多地关注自己的特性，对现有的采购计划进行优化，从而使企业的整体采购管理能力得到进一步的提高。

四、信息化在企业物资采购管理中的问题

（一）工作缺乏针对性，供求信息综合水平不高

一些特殊企业（石油）的物资采购是一个特殊的行业，它与其他行业的物资采购信息不能及时传达，使企业的物资采购经理无法与生产单位的物资使用者进行有效的沟通，从而导致了资源的浪费，使企业利润受损。一方面，石油作业比较复杂，而且同一材料往往由多家供应商联合提供，这使得信息集成工作更加复杂，重点也更加模糊。另一方面，由于不确定的采购成果，以及供应商的档案管理工作的不健全和频繁的变动，使石油公司难以与其他原料供应商形成长久的合作关系，不同的厂商所提供的原料也会有所不同，信息的来源也要更加完备，以保证信息的可靠性、完整性和及时性，使资源的使用最大化。

（二）物资采购管理人员的信息技术操作能力差

随着我国企业物资采购管理体系的不断完善和应用领域的不断扩大，对采购管理人才的整体素质提出了更高的要求。通过调研发现，很多企业的采购经理都不熟悉MIS，只会进行一些基础的工作，而不能很好地处理好数据资源的采集和分析，以及采购和供应的协调。在此背景下，采购管理信息化的优势并未充分发挥，无法为企业带来价值与效益，而企业高层对此的关注较少，从而影响到采购管理信息化的长期发展。

五、企业物资采购信息化管理方法

（一）对物资采购实行全程监督

采购全程监控，是指在采购前、采购中和采购后，对采购计划提报、采购方选择、价格咨询、合同签订、质量验收和结算支付等方面进行监督。在监督体系的建立过程中也要遵守一定的公平公正公开原则，对采購计划进行合理的管控与监督，确保双方在合法的交易渠道进行钱货交易。签署的交易合同具有严格的法律效力，有标准的国家法律作为双方的行为约束，保证在结算和支付过程中，严格遵守合同规定，确保资金安全。比如，对白酒原料的采购过程进行监督时，必须确保原料的质量安全，产品的质量必须符合国家标准、行业标准、企业标准和食品卫生安全标准;其次，要做到节约成本，在防止质量安全事故的同时，还要确保企业的利益，从而达到经济与社会双重效益。在物资采购的全过程中，要将监管工作贯穿始终，确保采购的规范化。

（二）针对产品的市场供应确定采购渠道

对于生产消耗大、供给不多的供给方，可以通过战略采购的方式与供应商保持长久的联系，保证生产的稳定性和持续性。此外，供需双方建立了长期的、稳定的、相互信赖的合作伙伴，在保证高品质的同时，也能保证大量的商品的价格，从而避免了因为供应渠道的问题而影响到整个企业的正常运转。在市场资源丰富、供方选择较多、需求量较大的情况下，可以根据自身的市场优势，采取货比三家、物美价廉的原则，采用网络招标的形式，由供应商进行公平的竞争，获得满意的商品。这不仅可以确保政府采购的公开和透明，而且可以有效地监督各方面的工作。对于用量较小、交货时间较灵活的物料，有关企业可采用比价购买、货比三家、按“质量优先”的原则进行选择。

（三）建立供应商的考评制度

建立供应商评价机制，确定供应商的筛选标准;通过对供应商进行资格审查。在信息技术的支持下建立网上档案信息，核查供应商的货物数量和质量，并对每笔合同订单数量进行清点，入库备案，并对其进行评估。制定企业材料采购标准，企业要买东西，就必须要自己做。在产品设计时，应尽可能地选用与工业规范相适应的物料，减少订货量，实现批量采购，降低采购费用。在产品设计的早期阶段，企业可以邀请长期合作的供应商共同参与到产品的设计中，通过产品的选择来决定原材料的质量，从而使供应商能够更快地开始生产所需的原材料，从而使新的产品能够尽快地投入使用。加大市场调查力度，减少采购费用。在信息化条件下，充分利用信息网络，根据网上交易平台搭建往来信息资料库，实现市场监控，为以后的监督和调查提供确实的数据资料。同时，掌握商品的价格变化情况，通过分析比较，增强分析能力，牢牢把握市场价格趋势，提高采购工作的市场敏感度，占有采购的主动权，准确抓住采购机会，有效节约采购成本。

（四）成立专家组，把好物资采购或工程项目采购中的技术关

对石油、电力、建筑等具有高度专业性的材料或工程，都要有专门的技术人员进行严格的质量控制，如果设备或工程项目发生故障，可能会使企业陷入瘫痪，或造成巨大的经济损失;在白酒行业，如果生产过程中的机械故障，很容易发生安全事故和经济损失。由企业聘请具有丰富经验、高技术水平的专业技术人才，组建专家小组，强化对材料、工程项目的采购过程的控制，并对材料、工程等进行技术把关，从而有效地减少了采购费用，规避了采购的风险。加强采购人员的培训，加强采购人员的综合素质。在采购过程中，必须建立和完善员工的培训体系，并对其进行职业道德教育，以保证其始终保持清醒的思维，树立正确的价值观念，尽可能地减少失误;加强对企业物资采购的内部审核与评估，做到客观、公正、专业，对违规行为进行严格处罚，建立高质量的采购队伍。

六、企业物资采购管理信息系统的创新应用

（一）采购方案管理

企业的生产和经营，对各种材料的需求有很大的不同，如果采购的材料太少，就会导致资源的不足，从而影响到企业的工作。反之，如果大量购买，也会导致存货积压，从而提高存货的成本。利用信息技术建立物资采购管理系统，能够实时掌握物资的库存、需求和供应之间的變化。MIS首先根据企业制订的生产计划，对一定时期内需要的材料类型和数量进行核查。再定期对照存货，制定采购计划，确定各种物资的采购数量。这样就能解决材料短缺和过度供应的问题。

（二）完善库存控制与配送方案

由于工厂之间相隔很远，所以在生产和运营的时候，都会采用“直达料”的方式，既保证了原材料的供应，又减少了成本。现在，只有一小部分的资源，是通过仓库来分配的。为解决因运输距离过长而导致的费用产出过高的问题，对物料的运输进行了如下的改进。一方面，在遥远的工厂中建造仓库，将所需的物资储备起来，以保证暂时的需求，同时也可以进行资源的运输，以提升整个供应链的效率。另一方面，将废弃物料与所需物料整合起来，进行统一的输运，并与有关运输单位协作，以最大限度地发挥“非计划性”运能，节约运能。

（三）实现企业数字化物资采购管理

同时，要加快企业内部物料采购的信息化建设，为物料及平台的采购管理工作提供准确的数据。采购部门要及时对物料的内部需求和使用情况进行及时的记录，在采购开始前搜集到详细的资料，掌握生产一线的需要，并以科学的方式进行记录，再由系统的反馈机制进行记录，最后，建立一个完整的供应商管理体系，将各公司与材料供应商的交易情况全部记录下来，并将那些可以长期合作的供应商给堵死。在掌握了生产一线的物料需求后，通过物资采购管理系统，可以通过物资采购系统自动查找合格的供货商，从而减少采购时间、精力、财力的浪费。

（四）推进仓储条形码的应用

一是推动数据的自动化收集。将条码技术引入到仓库管理中，实现了入库、出库、盘点等各个环节的自动数据采集，对产品信息进行及时地登记和升级，能够极大地提升工作效率，构建精准的数据信息库。提高了仓库管理数据的输入效率和准确性，保证企业能够及时准确地掌握库存数据，合理地维护和控制企业库存。二是推动资料的迅速、精确。利用无线网络技术，利用实时数据采集装置，对仓储企业的经营活动进行全方位的经营和监督。电子文档可以方便以后的查询，可以实时地管理物资和货位，减少统计工作的困难。三是推动信息公开与共享。对库存物品的进、出、移动、盘点等操作进行全面的监控与管理，使整个仓储的业务运行完全由系统来完成，并能共享物资的进出库等情况，便于各部门了解物资流向、库存情况。

（五）提高采购工作人员的工作能力和水平

采购工作人员的综合素质与水平，将影响采购工作的顺利进行。要保证企业的采购工作顺利进行，就需要加强员工的培训。首先，要不断地提高采购人员的职业道德，加强员工的思想品德教育，使他们时时刻刻关注公司的发展，主动为公司服务，克服各种采购风险;二是加强采购人员的法律常识，让员工在物资采购过程中，认真学习《采购法》等法律法规，了解合同中的条款，增强自己的法律意识，避免由于自己的法律知识不足而导致的购买风险。

七、结语

总之，信息化是现代企业发展的必然趋势，在当前的信息化发展下，企业管理会持续向技术化和智能化转变。企业的管理需要与时俱进，需要具备极高的市场洞察力，如果企业跟不上社会经济、信息技术迅猛发展的步伐，势必将被多元化的市场竞争所抛弃。信息化在物资采购的各个环节都扮演着至关重要的角色，特别是协助企业进行成本监控，确保物资的及时供应，以及对物资的全程控制，因此，只有充分利用信息化，企业才能在激烈的市场中占据一席之地。

【作者单位：开滦（集团）有限责任公司物资分公司】