照片档案现代化管理创新路径研究

摘 要：数字时代的到来催生了信息技术的发展，数码相机的广泛使用是数码照片档案管理成为新的载体和模式，发挥着举足轻重的作用。如何使照片管理规范化，有效发挥现代化信息管理的有效性，如何正视数码照片档案管理的缺陷并找到其现代化管理创新路径，是重要的课题。文章对照片档案的构成与分类进行阐述，从照片档案的现状出发，探索照片档案创新路径，既是实际需要，又具有理论指导意义。

关键词：照片档案;现代化管理;创新路径

摄影的诞生开辟了档案历史的新纪元，照片档案成为新的载体，从根本上转变了传统的档案信息的表现形式，在现代化社会中扮演越来越重要的角色。正视照片档案的价值就是认同它所涵盖内容的原真性和生动性，还原事实，保存真实，忠实历时。照片档案通过科技客观、鲜活的记录历时性轨迹，它是对文字档案的有益补充，在丰富档案内容上起到不可或缺的作用，尤其是在快节奏的发展中，“读图片”成为人们获取信息的有益途径。

一、照片档案的构成与种类

照片是利用摄影的方法记录形象的单个画面。照片档案是一种专门性档案。《照片档案管理规范》指出，照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的、以静止摄影影像为主要反映方式、有保存价值的历史记录。

1.照片档案的构成

照片档案由底片、照片和文字说明三部分构成。底片是照片档案的基础，也是照片档案的最原始材料，既要保存底片本身，又是弥补遗失和破坏照片的方式。照片是通过对底片冲洗、对数码信息的处理而成。照片要求清晰。文字说明包括题名和文字说明两部分。照片上所反应的信息有限，只描述部分事件，文字说明恰是有益补充。照片与文字说明不可分割，相辅相成。

2.照片档案的种类

照片档案从体彩上大体可以分为三类：一类是新闻照片档案，通过选编完成新闻报道任务的新闻照片，价值在于连续宣传和查考。第二类是科技照片档案，记录和反映自然界中的各种现象的某个过程和现象。第三类是艺术照片档案，在于对造型的处理而筛选，包括人像个、风景、花卉、动物、历史文物、工艺美术等。

二、照片档案传统与现代化管理现状比对

1.传统照片档案管理存在的缺陷

从存储角度看，感光材料的特性是颜色光鲜，对环境依赖性强，可复性不强，持久性差，黑白或是彩色照片的储存会随着时间的推移而发生变化，无论如何高质量的保存，温度、湿度、光度等因素都会造成照片档案的变黄、变脆、褪色甚至图象消失。

从归类角度看，因照片档案的规格、年份、用途、部门等分类不同，存储归类因功能区分而划归不同的归档部门，也会造成标注不明造成的归档和查阅的困难。

2.现代化照片管理的现状

（1）制度缺失，操作无章，难求统一标准。《照片档案管理规范》（GB-T11821-2002）的出台弥补了档案管理从制度上的缺失，但政策性的标准中却对现代化的数码照片档案管理的标准没有明确规定。根据发展的需要，地域性的自行办法有关部门进行了相应的制定，对于数码照相档案管理的收档工作和保管仍然存在泛化的现象。数码照片所描述的信息在交接中纸质单仍然是主要形式，文字的说明对于数码照片档案的完整、真实、准确产生直接影响。

（2）数据海量，筛选复杂，安全成为难点。科技的发展带来技术的进步，性能的不断提升，成像的清晰程度，获取照片容易操作使得数码技术广泛普及。数码相机可重复性拍摄成本低，海量数据的保存和筛选都成为现代化档案工作中的难点。数码照片档案的存储不能单凭芯片储存，计算机硬件、软件、操作系统都成为照片存储的重要客观依赖。计算机设备的系统升级、病毒的侵害以及数据的丢失等不可控的因素会造成数据的损害和遗失，人为因素的备份操作失误、移动设备丢失、误删等行为同样造成数据不可修复的可能。这些内外因素都将对数据的保存和筛选形成安全隐患。人工归档不及时，信息描述不准确，工作积压，为后续的甄别工作带来阻碍。强效率和高标准的照片档案保管工作关乎数码照片档案的价值。

三、照片档案现代化管理的必要性

1.大数据的时代趋势

计算机云技术的使用，大数据成为聚拢信息的新趋势，照片档案的现代化逐

渐取代传统照片的管理方式，方便快捷高效迅速取代占地大，储存难的特点。互联网+的现代化管理模式在档案管理中的应用成为新潮流，新载体。它打破时空界限，以数据形成存储符号，从而实现资源共享，方便存取，方便保存。

2.存储载体的优化管理

照片档案的信息化管理有助于检索效率的提升，网络间的信息查询和编码能够有效实现资源共享，节省时间，节约空间。对网络云空间服务器的处理，对于重点的照片档案可以设置加密，重点保护，安全存储，实现优化管理。

四、照片档案现代化管理创新路径

1.健全制度，理顺职责，狠抓落实

借鉴北上广青等地的数码档案管理办法，结合实践，健全档案管理制度化和标准化，要有操作性，能落地，内容囊括性强，覆盖面广，在收集、归档、整理、保管、开发、利用等各个节点要细致，要使数码档案管理有理有据，有章可依。档案局及相关部门要明确职责，厘清关系，做好沟通，避免重复性劳动，对接好摄影者、档案管理人员的沟通，化繁为简。做好归口职能，对数码照片进行分门别类，甄别筛选，整理描述。做好对数码信息进行著录、保存、利用、督促、检查、指导工作。在制度落实中，要稳准狠，权责明确，依法管理，依据实施，让制度落地，有效执行。

2.重视源头，严格标准，遵循规律

收集和筛选合格上乘的数码照片是档案工作的源头。数码照片档案涉及内容广泛，在归档过程必须赋予相关的说明，拍摄者要提供详细准确的信息，保持照片的原真性和翔实性，整理分类，不重复整理。对于照片的甄选，要注意像素、大小、格式、场景等因素，重点突出，能够反映事件的代表性。删除内容、场景趋同，质量、像素差的照片。归档像素不低于1024*768，格式为 JPEG、TIFF、RAW，大小尽量一致。归档说明要注意标清六要素，文字的内容包括事由、时间、地点、任务、背景、作者。要遵循檔案管理规律，做好相关信息的记录和描述，要一同归档。

3.分组说明，分级存放，安全保管

（1）设立组别进行管理。对照片的内容、主题、反映现状等进行对比，组成若干张数码照片为一组，分类后填写归档说明。要标清组名，涉密等级，总说明，保管期限，照片序列号。

（2）分级文件规范管理。对于甄别筛选完成的数码照片电子信息进行分层，层层说明，逐级命名。以年度为总括全宗分类，进行部门划分，保持前后对应，不能轻易变更。以部门为单位分列文件夹，标清事由，密集，保管期限以及照片的归类说明，对数码照片档案进行编码，可以分层设码，组别码，小流水号，总分说明。通常以word格式为佳，斟酌实践情况，制定固定模板，可以增加多个并列的子文件夹。

（3）建立数据库网络化管理。网络信息化对数据进行云处理，建立照片数据库。以案卷目录——照片档案库——对应文件，采用4位阿拉伯数字计数法标记信息，第一层级在录入信息时要涵盖对应信息，包括组名，密级，照片张数，摄影时间，地点，摄影者，归档单位，归档时间等内容。第二层级要标清归档说明，实现批量挂接。以第四级文件为例，如果存在并列现象，卷号要采取2位阿拉伯数字，卷号为“照片档案代号—年度—流水號—序号”。后续管理要便利、自主、多样，方便查询，易于管理，对下载和使用权限进行限制和审批，做好防火墙，确保数码照片档案的存储和使用安全。在构建数据库过程中，可以利用计算机的扫描技术，对传统的照片档案进行处理，转换为数码，可以将原有的数码照片与扫描后的照片统一构建存储于同一个数据库中，遵循标准，及时录入，科学整理。

（4）落实安全执行力度。照片档案的安全管理是档案工作者的使命。制度的规范化和经常化要落地，要加大执行力度，不能流于形式。要根据保管的程序对电子文件逐级存储，按照命名标准和规则进行层级信息处理，方便分类保管和查询。要做好备案，在经费和能力允许范围内，尽可能的采取只读式光盘脱机备份和计算机备份两种方式存储。计算机在实际应用中便利性更强， 可操作性更高。将计算机存储固定化，专机专用，电子设备设定24小时自动备份，层级存储，适时归档，随时处理，持之以恒。限定以一个月为期限，将计算机中的存储拷贝到移动硬盘中。对移动硬盘和计算机要定期进行检索，抽查，维护。可以采取层级存储的检测，也可以将备份的数据进行抽样，利用机读检验，每2-3年转存一次。在检测中发现问题，早诊断，早弥补，早补救，进行数据的恢复和修补。如果遇到复杂技术应该及时与信息部门联络。

五、结语

数码照片档案成为影像记录的主体形式，掌握传统照片档案与现代化数码照片档案之间的差异性，汲取数码照片档案的重要性和趋势性，把握好档案管理的规律，对数码档案的优化管理，是档案工作者的任务和义务。做好理念更新，提升管理规范，提升数码照片档案管理的价值攀升。

参考文献：

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[2]蔡婷婷.照片档案管理中的问题及对策[J].兰台内外，2019.3下.

[3]刘 媛.照片档案管理对编研质量的影响及对策[J].兰台对策，2018.2.

[4]阮发俊.“读图时代”的图片档案编研工作[J].浙江档案，2016.4.

作者简介：王英丹（1982-），女，辽宁铁岭人，辽宁省档案馆电子档案与信息安全部，副研究馆员，研究方向：档案信息化。