基建档案管理中存在的问题和对策

盛建军

摘 要：在国家政策的扶持和鼓励下，基建工程发展迅速。基建工程建设作为国家建设的重要基础内容，必须要保障基建工程质量。而基建工程档案管理工作能够对基建工程项目的工程信息加以整合，是基建工程项目竣工验收、交付使用、维护、管理和扩建的重要参考依据。因此，基建档案管理水平需要与基建工程发展速度相一致，以提高基建工程的建设质量。本文着重从现阶段基建工程档案管理所存在问题出发，并提出了一些相应的解决对策。

关键词：基建工程;档案管理;问题;对策

基建工程建设过程中必然会产生大量的工程数据信息，这就需要采用基建档案管理对这些数据信息加以整合，并进行安全完整的存储与保管[1]。现阶段，基建工程涉及的建设内容复杂多样，其资料收集和管理的难度也随之增加。再加上，互联网等信息技术的快速发展为基建工程档案管理提供了新的技术手段，使档案资料的存储、查阅和归档等过程更加自动化，但是也对传统的管理模式提出了问题和调整，需要基建工程单位加强对档案管理的重视程度。

1 基建档案的简介

1）基建档案的定义。基建档案是在基建工程建设过程中形成的，贯穿在工程项目的各个阶段。因此，基建档案的覆盖范围较广，形式具有多样化。通常情况下，对于基建档案管理主要分为三个阶段：即前期管理档案、施工管理档案和竣工管理档案。其中，前期管理档案主要包括科研报告、专家建议以及一些日常工程文件等，如会议纪要、征地文件等。施工管理档案则会涉及施工图纸、安装说明、模型、报表、竣工报告以及验收单等文件。竣工管理档案则是指监理档案和验收报告等工程材料[2]。

2）基建档案管理的作用。基建档案管理在基建工程项目管理过程中发挥着积极作用。首先，基建档案涵盖了基建工程从项目立项到工程竣工验收直至交付使用整个过程中的工程资料，其资料形式主要有文字、声像和图纸等。这些资料真实客观的反应了基建工程的建设情况，为工程项目的开展提供了重要的数据和技术支持。同时，基建工程档案能够为后续项目的变更、扩建或者二次建设等提供必要的参考依据，直接将现有工程的建设条件、建设数据以及建设过程中存在的问题进行全面的展示，并作为真实的数据支撑，为工程项目的后续决策提供重要的依据[3]。

此外，工程项目管理过程中可以从基建档案中学习总结管理经验，并运用到其他项目管理过程中。最后，大部分基建工程都会涉及拆迁征地等社会问题，如果处理不当就会引起法律纠纷，而基建档案中的用地许可、规划文件等则可以作为一种法律依据，减少工程纠纷现象的发生。

2 基建档案管理工作中存在的主要问题

1）规章制度的执行力和保障力不足。基建工程项目建设范围和建设规模的扩大，使得相关部门开始逐步加强对基建档案管理的重视程度。国家也相继出台了关于基建档案管理工作的相关法律法规，如《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城建档案管理规定》等。同时，各个区域根据当地基建工程的实际情况制定了相应的实施细则。但是，基建档案管理法律法规的部分条款只具有部分适用性，并不能完全适用。因此，有些法律条款并不能得到根本上的落实，只是浮于形式。再加上基建工程的建设周期一般较长，涉及的建设内容错综复杂，同时，工程单位还需要综合考虑工程成本和工程进度等问题，使得档案管理工作总是滞后，而不能与工程建设进度保持一致，甚至处于被忽略的状态[4]。

2）缺乏对基建档案管理工作重要性的认识。基建工程项目中，管理人员将过多的精力放在工程质量控制、成本控制和进度控制等方面，并没有深刻认识到基建档案管理工作的重要性。在实际工程档案管理过程中，并不能及时将所有工程项目资料进行收集，使得部分工程资料欠缺，而有些工程资料即使被收集上来也只是应付工作，并不具有实际的存储和管理意义。

3）基建档案管理工作难度较大。基建工程建设规模和建设范围的扩大使得工程項目自身的复杂度也逐渐加大，因此，基建工程材料种类变得更加繁杂。基建工程项目的开展可能会涉及设计、勘察、施工、招投标以及监理等多个单位，这就加重了工程资料来源的复杂程度，很容易使得档案管理员无从下手。同时，互联网技术的兴起，使得基建档案资料的载体形式也变得多样化。档案管理工作需要改变传统的管理观念和管理模式，以适应工程档案资料的发展形势。

4）档案管理人员专业能力有待提升。由于基建单位对档案管理工作不够重视，因此经常会安排一些不具备档案管理专业素质的工作人员来从事档案管理工作。这些档案管理人员往往并不具备专业的管理经验，只是一味的按照固有模式进行资料保管，不能采用专业、科学的管理方法进行档案管理，更不会积极主动的创新管理方法，使得档案管理工作中出现大量错误，进而影响到工程项目的验收质量等。

3 基建工程档案管理的对策

1）构建科学合理的基建档案管理制度。科学合理的基建档案管理制度是确保基建档案管理工作得以落实的重要保障，能够有效提高基建档案管理工作的规范性和高效性。相关部门需要在参考国家相关法律法规的基础上，结合企业自身的工作管理现状，制定与自身发展相匹配的档案管理制度。基建档案管理制度要从档案管理工作的实际问题出发，具有一定的可行性和落地性。同时，在基建档案管理制度中明确规定各个岗位的工作职责，并实施科学的奖惩制度，全面规范工作人员的工作内容，并调动工作人员的积极性，从根本上提高基建档案管理的质量[5]。

2）树立正确的基建档案管理意识。基建档案管理工作是基建工程项目的重要组成内容，必须得到足够的重视。相关工作人员只有树立正确的基建档案管理意识，才能够科学规范的从事档案管理工作，并将各项工作职责切实履行。在正确管理意识的引导下，基建档案管理人员还会积极主动的去学习档案管理业务知识和管理方法，并不断引进新型创新的管理办法，以促使基建档案管理工作能够适应行业的发展。

3）加强对先进管理技术的应用。在当前计算机技术不断发展的时代背景下，基建档案管理工作应该积极引进先进的信息管理技术，构建科学的基建档案信息化管理系统，为档案资料的查阅、调用和管理等提供便利条件。计算机技术的利用，也在一定程度上改变了档案资料的存储形式，摆脱了传统单一的纸质资料形式，并且解决了纸质资料易损坏和易丢失的问题，使得基建档案管理质量显著提高。

4）加强档案管理人员的队伍建设。档案管理人员是基建档案管理工作的重要执行者。只有档案管理人员具有过硬的专业技能和丰富的管理经验，才能够有效提升基建档案管理质量。这就需要基建单位加强对档案管理人员的培养与引进，定期组织专业知识培训和交流，并积极学习先进的管理理念和管理方法，以提升管理人员队伍的整体素质。同时，基建单位需要制定科学的人才引进机制，适当的聘用一些高水平的管理人员，提升基建档案管理水平。

4 结语

基建档案管理质量关系着工程项目的实施交付以及后续的使用、扩建和改造等工作，因此，相关部门需要充分认识到基建档案管理的重要性，并结合当前接管档案管理工作中所存在的问题，制定科学合理的解决对策，以提高基建档案管理的质量。

参考文献

[1]王涵，张军歌，广浩.浅谈基建档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2020（S1）：54-55.

[2]傅艳华，李从卫.基建档案管理中存在的问题和对策探讨[J].机电兵船档案，2020（02）：57-58.

[3]刘峰.基建工程档案管理中存在的问题及对策探讨[J].江西建材，2018（12）：65+67.

[4]王芗馨.基建档案管理中存在的问题及对策[J].城建档案，2018（05）：57-58.

[5]张原凤.论基建档案管理中存在的问题和对策[J].办公室业务，2018（08）：136.