浅谈机关档案管理现状和对策

霍柳嫦

摘 要：为更好地适应经济社会发展情况，适应时代发展特征，我国大力推进政府机构改革，在政府机构改革的过程当中，对于机关档案的管理一直以来是十分重要的部分，由此也产生了许多新的工作方法，取得了一定成绩，但是不可否认的问题是仍有一些不足需要解决。本文主要分析讨论在新时期政府机构改革背景条件下，机关档案管理现状和对策，意在通过对存在问题的分析讨论，提出合理有效的解决提升方法，促进机关档案管理水平的提高。

关键词：机关档案管理;管理现状;管理对策

政府机关档案种类繁多，数量巨大，在改革过程中对其进行管理是一项十分繁重的工作，现阶段总体看来，机关档案管理依然存在一些问题，特别是在机构改革推进的过程中，新设专门管理部门与进行机关档案交接时，存在的问题尤为突出，现状令人堪忧。

1 机关档案管理的现状

现阶段，机关档案管理存在的问题集中在机构改革后档案管理部门新设与机关档案交接过程中[1]，尤为突出的表现在制度缺失、人才匮乏与认识不足三个方面。具体机关档案管理的现状分析如下：

1）机关档案管理的制度缺失。机关档案管理的制度缺失导致的最终结果，是当机构改革，如办改局等，档案管理部门新设时缺少科学的指导与依据，无论是在统计归档还是档案接收方面都缺少详细规定，这就势必会导致一方面新老档案管理部门在进行机关档案交接的过程中出现问题，造成手续不全、资料缺失等情况的发生，另一方面则是影响到后期档案的归类、统计、整理等工作，不利于机关档案工作目标管理认定实现全覆盖，不利于机关档案广泛收集、重点收集、适时收集等工作的开展。

2）机关档案管理的人才匮乏。在信息化时代背景条件下，机关档案管理的人才匮乏问题暴露的格外明显，在现阶段的机关档案管理当中，依然有大量的工作人员没有经过专业的档案信息化管理训练，不具备知识也不掌握技能，这就使得机关档案管理的效率低下，容易出现偏差。同时，也由于机关档案管理的人才匮乏，使得档案信息化管理不易推行，即便是伴随机构改革新设档案管理部门，同样的效率低下、存在偏差问题依然会存在[2]。

3）机关档案管理的认识不足。机关档案本身具有保密性、历史性、安全性与重要性的特点，其所包含的大量信息对于记录机关单位历史沿袭、改革发展、人事任命、人员考核等具有重要的参考意义。然而，现阶段在机关档案管理过程中，普遍存在单位与工作人员对档案重视程度不足的问题，尤为突出的是档案不统计，不归类，不清楚的情况，由此造成档案管理上出现漏洞，查找时不知道在哪儿找，移交时不清楚交什么等问题。

2 机关档案管理的对策

机关档案管理存在的问题具有普遍性，特别是在政府机关改革发生的短时间内，上述问题的发生较为明显。为此，针对上述机关档案管理现状，机关档案管理的对策可以主要从建立健全机关档案管理的各项制度，提高档案管理人员的素质水平和提升对档案管理的重视程度三个方面着手实施。下文对机关档案管理对策具体分析如下：

1）建立健全机关档案管理的各项制度。在机关档案管理需要建立健全的各项制度当中，比较重要的制度包括《档案保密制度》《档案借阅制度》《档案归档制度》和《档案室管理考评制度》等。机关档案管理的制度建设，是机关档案管理走向规范化、正式化的必要基础，只有实现制度的建立健全，才能为机关档案管理各项工作的开展提供保障与指导。通过建立健全制度，可以提高机关档案管理过程中包含的文件整理、信息分类、审批核对等工作的效率，使得各类相关手续得到规范。

2）提高档案管理人员的素质水平。提高档案管理人员的素质水平，主要包括两个方面的内容，一是要提高档案管理人员，包括领导管理者与具体工作人员对机关档案管理的重视程度，二是要提高具体工作人员的档案管理能力，特别是利用信息化技术方式管理机关档案的能力。这就要求做好相關的培训工作，一方面加大宣传力度，提高领导管理者与具体工作人员对机关档案管理重要性的认识，帮助其提高职业素养，另一方面则是要组织专业培训，有针对性的，有规律性，有周期性的，对信息化档案管理技术方法进行培训，提高具体工作人员对信息化档案管理技术的理解，由会到熟，由熟到精，以此提高工作的效率，提高档案管理的水平，提高档案本身对政府机关单位良好运转的作用。

3）提升档案管理的创新水平。提升档案管理的创新水平，一方面是模式理念的创新，一方面是硬件环境的改善。进行模式理念的创新要求与时俱进，特别是要结合信息化发展特点，以此改变传统的理念模式，改变传统机关档案管理可能存在的错、漏、丢等问题现状，实现机关档案管理的高效化、信息化、透明化、快捷化。硬件环境的改善要求有资金的投入与物质的支持，比如引进先进的软件系统，建设现代化的管理库房，建立机关档案专属信息库等。

3 机关档案室管理现状改善的思考

机关档案室是机关档案管理的主要部门，具有独立性、专属性等特点，特别是在新设机关档案室时，要特别突出机关档案室的属性特点，抓好机关档案室的建设与管理，规定建设时限，适当给予压力[3]。具体来说，机关档案室管理应注意依法做好档案管理工作，开发档案的深层价值和不断适应并尝试新的管理技术方法。三个方面具体分析如下：

1）依法做好档案管理工作。我国对于档案管理有系统和明确的法律规定，如《档案法》《档案法实施办法》等，由此可以看出国家对于档案管理的重视。为此，法治观念与意识应该被放在机关档案室管理过程中的重要位置，以此确保相关制度的有效落实，从而使得机关档案室的作用能够发挥，工作能够落到实处，使得档案真正得到妥善保管，发挥出记录、证明、参考的作用。

2）开发档案的深层价值。机关档案本身是一种资源，机关档案室在进行档案管理时应适度站在资源管理的角度上考虑问题，由此有助于提高机关档案的主动性。特别是在当下信息化蓬勃发展，信息流通加快，共享理念成为共识的情况之下，机关档案本身所具备的信息价值较高。对于部分档案，在管理的过程中，机关档案室可以借助互联网向社会提供一定的借阅服务，由此使得机关档案的价值得到提升，另外也可使得机关档案室成为政府机关的对外展示窗口，有助于树立良好的政府形象。

3）不断适应并尝试新的管理技术方法。随着科学技术的不断进步，档案管理的技术方法势必会得到快速发展，与此同时所带来的理念与模式创新也是其中很重要的一个部分。为此，这就要求档案室在具体工作的过程中要大胆尝试新的管理技术方法，接受新的理念与模式，一切尝试与接受应建立在提高工作效率与档案管理水平的基础之上。这就要求领导管理者要给予十足的重视，要求具体工作人员要不断提高自身的素质能力，以适应岗位的变化与工作的需要，由此使得机关档案管理现代化进程加快，信息化水平提高。

4 结语

随着我国政府机关改革进程的不断加快，改革程度不断提高，改革水平不断深化，对机关档案管理的重视程度势必会不断提高，对机关档案管理的要求也会随着提高。虽然现阶段机关档案管理依然存在很多问题，但是由此带来的工作改善的巨大空间还是让我们看到了机关档案管理进步的可能。目前看来，建立健全机关档案管理的各项制度，提高档案管理人员的素质水平和提升对档案管理的重视程度是十分有效且必要的方法。

参考文献

[1]卢佳美.档案管理中如何对档案统计工作的内容和意义进行分析[J].数码设计（下），2020，（2）：219.

[2]陈钊.档案管理中整理归档现实意义的若干思考[J].黑河学刊，2020，（2）：31-32.

[3]甄美英.机关机构改革档案处置与管理有关问题的思考[J].卷宗，2019，（20）：71.