新时期学校档案管理的创新分析

田景立

摘 要：高中学校的档案涵盖了学生的学籍册、成绩册、毕业生登记表、学生综合素质评价表及获奖证书等，同时也涵盖了学校教学管理文件、学校活动信息等，不仅对学生有约束的作用，更能详细的评价学生个体优势，还能够为学校的未来发展提供参考依据，档案合理管理，可帮助有关单位快速的了解学生的情况，为学生的未来发展奠定了基础，档案管理应为学生、为学校提供积极服务，在新时期创新管理方式，提高档案服务育人的价值。

关键词：新时期;学校档案管理;创新分析

素质教育模式下，教育展开了系列的革新，档案管理虽然并不直接的参与教育教学工作，但也是学校管理中十分重要的、不可或缺的部分，档案管理应探寻新的思路，充分的结合当代科技手段，构建信息化的管理结构，使得档案信息更加真实、有效，能够灵活的整理档案，做好档案安全保存工作，形成系统化、有序化的档案管理模式。

1 高中学校档案管理工作存在的问题

1）缺乏档案管理的重视。高中时期学校弥漫着高考的紧张气氛，学校对学生们的成绩尤为关注，也就相对忽视档案管理，部分高中学校把档案管理归纳为后勤工作，不在意管理的方式，使得档案管理人员压力较大，档案的信息错乱、混杂，需要档案人员高度集中精神去处理这些看似简单实则复杂的信息。高中档案的信息量又比较大，学校没有为档案管理部门提供相应的管理设备，管理中比较依赖于人力活动，无论是领导、教职工还是学生本身，对档案的重视意识远远不够，导致档案工作缺乏创新空间，难以展开创新变革[1]。

2）档案管理未实现信息化。我国义务教育的普及，使得高中学校的学生量逐渐增多，高中每年都要进行一大批次的学生信息录入，学生在高考季，档案资料的整理也非常重要，高中若还是在庞大的數据与资料下，采取传统的纸质版整理模式，无法避免出现信息错漏的问题，当下高中已经逐渐沿用了信息化的管理，但信息化的平台并没有完全打开，信息系统的应用率也很低，很多资料需要进行一遍电子录入，而后还需要进行余下的纸质整理，并不能完全取代纸质或者大部分进行电子处理，有关档案后期查找起来比较困难。

3）缺乏完善的档案管理制度。由于高中学校对于档案的管理并不重视，因此制度也比较老旧，传统制度针对纸质版的资料进行规则、技巧说明，并未过多的涉及信息化管理，新时期，若不能围绕信息化技术，与学校的档案管理主线进行制度重组，诸多档案管理已经脱离了制度规范，不能在比较统一的、和谐的、适宜的制度下开展工作，那么责任的划分，档案的系统化结构构成也比较困难[2]。

4）档案管理缺乏专业人员。档案管理在传统工作中，需要心细、耐心的人进行将档案以简化繁，整理为比较有秩序的档案资料，因此女性成员居多，现阶段，需要具有专业信息技术素养的人，进行数据的统计、表格的归类、信息的整合等，应具有一定的数感与逻辑思维，但目前这种人才比较短缺，部分工作人员仅仅能处理基本的office软件，难以借助数字化软件，构建目录、手册、查询系统等，信息的维护能力也不足，一旦设备出现问题，比较耽误工作[3]。

2 高中学校档案管理规范化的创新途径

1）体现出档案价值引起重视。档案本身的确不如素质教育变革更为受学校关注，但档案应体现出自己的本真价值，不能总在关键时刻才发挥作用，要在平时就体现出档案的管理意义，如每学期学生入学的档案收集后，不仅要进行资料的整理，还应快速的整合数据资料，为校领导提供档案基础上的有关参考信息，如入校人数、成绩分级、家庭背景分类等，促使校领导一目了然的看到学生的基本数据，在简单易懂、具有逻辑、可快速阅读的资料下，便于校领导进行学生活动组织。另外在学校开展大型活动时，则调取以往类似活动的资料，对于当时活动的情况，包含成本、时间、参与人数等进行系统的分析，给予校领导相应的档案文件参考，促使本次活动能够结合前期经验，减少成本的支出，获得顺利的开展。档案部门应主动表现出档案本身对学校的重要性，同时应提出内部的现代化考核要求，分别针对档案的资料整理、信息查询、技术创新等进行考察，可内部考察与学校抽查相结合，通过考核凸显出当代信息化管理的漏洞，进而提醒学校购置有关的设备，使得设备仪器等符合实际的档案管理需求，应构建适合学校的档案管理端口，各个部门应有专人负责进行档案的信息对接，对于档案的填写表格等，应结合我国的有关规定，与当地的相应规范，进行统一格式的收录，禁止修改格式、篡改信息。应构建档案材料的目录与编号，对于各个学年的档案有不同的编号区分，以便于快速查找。档案的一致性格式有助于后期资料的整合与分类，学校还应要求档案管理部门为学生提供服务，指导毕业生、入校生等正确的应用档案。

2）建立健全的档案管理规章制度。档案管理中，相应规章制度应与信息化的管理相结合，如某教师想要提取某班级某学生的档案资料，则需要在本校档案管理系统上，提交申请，并说明申请的原由，归还的时间以及用途等，提交给上级领导获得审批后，则顺势提交给档案管理部门，经过部门领导核实后确认，由档案管理人员抽调资料，教师当场取走并在网络上留下取走信号，留存取走档案的时间、教师签字等，而后在档案归还时，则应检查档案的完整性，与档案被取走时的备份信息进行对比，确认无误后则点击归还项。一系列的操作使得任何的教职工、校领导想要查阅档案信息，都有明显的应用痕迹，尽管只是当场查阅资料也留存在后台相应的登录痕迹，使得档案管理具有高度严谨性。同时应针对不同的档案，给予教职工、校领导不同的权限，部分涉及学生毕业、升学、就业的档案，应高度保密。不达权限的教职工，甚至是相关领导都不可借阅，同时结合信息化的系列操作，构建制度并说明技巧，分别针对学生档案、教职工档案、后勤档案、学生食宿档案、设备购置档案等进行批次处理[4]。

3）实现数字化和信息化管理。应构建系统化的档案管理模式，学校的档案不仅应保存文字内容，还应留存重要的视频、图片等，构建档案的数据库，在庞大的、多年的档案信息量下，也应尽可能保留原件，着手将人工处理的档案转换为信息自动处理模式，通过建立适合学校的档案管理系统，而便于信息的收录、错误提醒、查询、提取等，同时还应加强信息的共享功能，使得信息在不同的端口具有传递兼容性，避免信息在传输的过程中出现信息乱码，共享渠道应设定权限，尽可能为学生提供异地查询等便捷通道，便于外地的学生，或者已经毕业的学生，查询有关的信息[5]。

4）加强学生档案管理队伍建设。档案管理人员的专业素质，是新时期档案管理能否创新的关键元素，由于高中缺乏对档案管理的培训，导致管理人员的经验停留在传统模式上，对新时期的信息化操作严重缺乏经验，学校应尽可能为档案部门提供培训与外出学习的机会，使得专职档案人员具有专业素质，避免教职工兼职档案管理工作，应明确落实责任，分配任务，提出各个阶段的档案管理目标要求，将工作需求与考核结合起来，提高工作人员责任意识。

3 结束语

档案管理是比较复杂且系统的工作，应构建新时期新的工作模式，充分借助互联网，打造高效管理空间。

参考文献

[1]刘帅伟.新时期学生档案管理工作存在问题及对策[J].安阳师范学院学报，2019（4）.

[2]王磊.加强学生档案规范化建设初探[J].办公室业务-管理与实践经纬，2017（19）.

[3]徐爱玲.智能化发展在高中档案管理中的应用[J].办公室业务，2018（18）.

[4]廖明.新时期学校档案管理的创新分析[J].科技视界，2019（16）.

[5]马玉妍，宋巍巍.新时期学校档案管理的创新分析[J].边疆经济与文化，2016（08）：109-110.