信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作新思考

郝睿

摘 要：在信息社会下，有效落实办公室文书档案信息化管理，有助于企业的发展。基于此，本文从信息化管理软件、信息安全管理、硬件设施维护、配套规章制度、工作者操作水平这几个方面详细阐述了对于企业办公室文书档案管理的新思考，希望可以为企业办公的信息化发展提供助力。

关键词：信息社会;文书档案;企业文书

办公室文书管理是指对企业经营活动中所产生文书进行的整理、归类、保存等工作，而办公室文书作为服务企业发展的重要资料，从信息社会的视角下，优化管理工作，能够提升企业的运营水平，因此，工作者要深入思考办公室文书档案管理，并采取有效措施，提升管理工作信息化水平，保障企业的高质量发展。

1 仔细甄选信息化管理软件

信息社会是指在工业化阶段之后，以电子信息技术、信息资源、数字化、网络化等元素构建出的新型社会。基于此，信息社会角度下的企业办公室文书档案管理模式，应该是一种线上操作、数字网络化沟通、无纸化办公模式。在此过程中，信息管理软件作为实现上述管理模式的基础条件，企业应当结合实际情况，仔细甄选软件系统，保障管理工作的效率和效果。在软件类型的甄选中，企业要注意选用支持手机APP操作模式的软件，以提高管理工作的便捷性，同时，软件最好具备强大的自定义功能，方便企业进行二次开发，使软件更加适合企业的运营状态。此外，软件还要具备完善的权限控制机制，减少失误、错误操作发生的概率，提升办公室文书管理信息化水平，例如：企业办公室文书档案信息管理系统，该系统支持APP操作、模糊查询以及自定义功能，而且内部包含会计文书、项目文书、人事文书等专门的文书管理子系统，并且具备细腻的用户、部门、岗位权限控制机制，能够针对浏览、阅读、编辑、打印等操作进行权限控制，有助于企业办公室文书信息化管理的落实。

2 强化信息安全管理

办公室文书包含合同、协议等多种类型的文件资料，涉及企业的发展历史，以及运营活动信息，因此，在信息化的视域下，信息安全管理作为保障企业稳定运营的重要因素，工作者应强化对信息安全技术的部署，以免信息泄露损害企业利益。为此，管理者必须按照现行的信息安全技术规范、要求，为办公室文书信息管理系统配备安全防护系统，并完善系统的安全协议、安全机制，以及安全操作系统，或者直接委托第三方机构，获取符合企业需求的信息安全解决方案，提高办公室文书信息的安全性，优化企业信息化水平。针对公司现有的信息安全防护机制，管理者还要及时更新防火墙等安全软件，并坚强边界防护，保障信息共享的安全性，使工作者能够更加便捷地获取文书信息，增强文书的服务效用。此外，企业还要积极将生物认证等新技术引入到文书信息化管理中，深入优化信息安全防护效果。

3 做好硬件设施维护

在信息社会的视域下，为了保障办公室文书信息化管理工作的稳定性，企业应当做好硬件维护措施，降低硬件设施故障发生的概率，优化管理工作效果。在此过程中，企业需要委派专人，进行机房值班巡检，并为机房配备空调设施，有效控制硬件设施所处环境的温湿度，确保硬件设施运行的可靠性。在此过程中，企业还要构建出配套的硬件维护机制，而且应定期组织检修活动，以便于工作者能够及时发现和处理硬件设施在运行过程中的潜在问题。如果机房的规模较大，且企业具备相应条件，那么就可以尝试采用智能巡检机器人，来进行机房巡检，深入优化硬件设施维护工作效率，同时，也可以节约成本。此外，企业还需根据设施的运行特质和实际情况，针对可能出现的设备故障，提前制定故障处理方案，提高工作人员对设备故障的反应能力，优化维护工作效果。

4 完善配套规章制度

配套的规章制度是管理工作运行的主要依据，企业应当认识到信息化管理模式与传统模式之间的巨大差异，积极完善、优化办公室文书管理规章制度，使企业管理能够更加契合信息社会现状。在制度建设中，企业要重新梳理各项管理工作的流程，并综合考虑信息安全性、工作效率等方面，为各个管理工作环节的操作，设置相应的标准和要求，然后基于此，整合归纳出办公室文书管理操作制度，以实现规范化的管理，为工作者履行自身责任义务提供明确的依据。此外，企业还要制定配套的监督约束机制，并采用抽查、定期检查等方式，深入了解制度落实效果，以及管理工作运行状态，同时，还要在明确权责的基础上，将每次的检查结果计入到个人的绩效中，提高管理人员的责任意识和工作自觉性，保障办公室文书档案管理效果[1]。

5 优化工作者操作水平

为了提高管理工作质量，企业在推进文书档案管理信息化的同时，也要注意做好工作团队建设，以优化工作者的操作水平，降低错误操作、失误操作为信息化管理工作带来的影响。在此过程中，首先，企业要加强对招聘考核的重视，并将信息技术知识、信息技术操作能力纳入考核的重点内容中，确保被录用人员的信息技术能力可以满足岗位需求。其次，对于在岗人员，企业需做好培训工作，推动其业务能力的可持续优化，例如：2019年10月徽商集团举行的档案工作专项培训会，此次培训会围绕各公司的信息化建设、办公室文书档案管理等内容展开，并进行了问题现场答疑，对文书档案、会计档案、资产档案的管理提出了具体的要求，有助于工作者专业能力的提升。最后，企业还应加强岗位考核力度，提高在岗工作者的自我提升意识，保障信息化管理工作的落实效果[2]。

6 结论

綜上所述，在信息社会下的办公室文书档案管理，能够加快推进企业运营的信息化。在档案管理中，企业借助信息化手段可以提高管理效率、保障企业信息安全、保持管理工作的稳定性、优化企业管理效果、增强工作人员的业务能力，从而有效发挥文书档案的服务效用，为企业的长远发展奠定基础。

参考文献

[1]张恒宇.企业文书档案管理探析[J].兰台内外，2020（07）：29-30.

[2]金颖.企业办公室文书档案管理工作的创新策略探讨[J].企业改革与管理，2018（16）：27+38.