英语商务信函中的礼貌策略

侯娟娟，周正履

英语商务信函中的礼貌策略

侯娟娟，周正履

礼貌是英语商务信函的一个重要原则，以布朗和列文森的“面子保全理论(Face-saving View)”和“面子威胁行为理论(Face Threatening Act)”为理论基础，分析了积极礼貌策略和消极礼貌策略在三大类英语商务信函，即好消息信函、坏消息信函和劝说性信函中的应用和体现。

英语商务信函；礼貌策略；面子

英语商务信函种类繁多，根据其功能来看，有推销信、要求函、回复函、下订单、通知对方已发货、通知对方无法发货、投诉信、感谢信、催款信等；根据其传输的内容性质，又可分为好消息信函(Good-news Letter)、坏消息信函(Bad-news Letter)和劝说性信函(Persuasive Letter)三大类别。商务信函应满足五个重要原则，即清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、礼貌（Courtesy）、完整（Completeness）和正确(Correctness)。其中的礼貌原则最难把握，但又十分重要。

一、礼貌策略的相关理论

礼貌原则一直是语用学的一个热门话题，莱考夫(Lakoff)，里奇(Leech)，布朗(Brown)，列文森(Levinson)等学者都曾探讨过这一理论，其中，布朗和列文森的“面子保全理论(Face-saving View)”和“面子威胁行为理论(Face Threatening Act)”最为详细和透彻，也最适用于商务英语信函中的礼貌问题研究。

“面子保全理论”是布朗和列文森于1978年在戈夫曼（Goffman）的“面子”概念的基础上提出的。布朗和列文森认为，面子是每一个有理性和具有正常交际能力的人的一种公共的个人形象，面子既可以赢得，也可能丢失。言语交际中对面子的威胁是无时不在的，所以必须采取礼貌补救策略给交际双方都留点面子，减少对面子的威胁程度。礼貌补救策略分为五个级别，依次为：（1）不使用补救策略、赤裸裸地公开施行面子威胁行为；（2）积极礼貌策略；（3）消极礼貌策略；（4）非公开地施行面子威胁行为；（5）不施行面子威胁行为。言语行为对面子的威胁程度越高，所需的礼貌补救策略级别越高。布朗和列文森认为，一般情况下，交际既要实现交际目的，又要讲求效率和礼貌。只有在情况十分紧急，对面子没有威胁或无需考虑对面子的威胁的情况下，才有可能不采取任何礼貌补救策略，公开施行面子威胁行为。

上述五个礼貌补救策略主要是针对言语交际的，而英语商务信函是一种非常重视礼貌的书面交际方式，不实施礼貌补救的情况非常少，但是在礼貌补救的具体做法上又主要运用了积极礼貌策略和消极礼貌策略这两种方法。积极礼貌策略是一种以“接近为基础的”礼貌补救策略，说话人往往强调共同之处，诉诸友谊或伙伴关系。布朗和列文森提出了15个积极礼貌策略，包括：寻求一致，避免不和，假设有共同点，以伙伴关系著称，提高听话人的兴趣，注意听话人的需要和夸张自己对听话人的兴趣、赞同、同情等。消极礼貌策略的基本要求是保护听话人的隐私和自我决策的权利，主要是以“回避”为基础的，包含说话迂回，模棱两可，尊重对方，避免突出个人，表示悲观，道歉，减小对对方所施加的压力等10种具体的礼貌策略。虽然这些积极礼貌策略和消极礼貌策略主要针对言语交际，实施者均为“说话人”和“听话人”，但这些理论在英语商务信函中也有所体现。

二、礼貌策略在英语商务信函中的体现

将“面子保全理论”和“面子威胁行为理论”运用到英语商务信函中，我们不难发现，好消息英语商务信函传递积极的有利于对方的信息，因此没有威胁对方的面子；坏消息信函传达不利于甚至伤害对方的信息，严重威胁了对方的面子；劝说性信函在一定程度上威胁了对方的面子。由于这三类信函对对方面子的威胁程度不同，因而采用了不同的礼貌策略来补救或保全对方的面子。

其一，好消息信函通常传递给对方的是积极的信息，例如积极性询问函、下订单、感谢函、确认函等，没有造成对对方“面子”的威胁，不会使对方感觉到“丢面子”。在写这类信函时，应使用积极礼貌策略，以迎合对方的“面子”需要。

在谋篇布局上，好消息信函可采用直截了当的安排方式。一般采用直接演绎的篇章安排，重在信函的简洁和高效，使得读信者在第一时间内接受到好消息，满足对方的心里需求；然后再提供有关细节问题；最后以礼貌的方式结尾，或者表达希望继续合作的愿望。在遣词造句上，这类信函往往使用肯定句，句子的语气也是以对方为主的态度，并进行恰当赞扬、真心致谢。例如：

1.We are interested in buying a large quantity of Liangmianzhen toothpaste advertised in the July issue of China Today.(询问函开头；肯定句的策略。)

2.Congratulations to you on your decision to become a new home owner!(祝贺函；以对方为主的策略；而不用I want to send my congratulations on your decision to become a new home owner!)

3.We greatly appreciate your letter describing your satisfaction with our work.！(感谢函；真心致谢，以对方为主的策略。)

好消息英语商务信函中的积极礼貌策略可起到“锦上添花”的作用，使双方在顺利交际的基础上建立起一种相互信任并互为对方着想的良好合作关系，在传达信息的同时也促进了彼此的感情交流，为双方长期合作打好基础。

其二，坏消息信函主要用来传达负面的、消极的信息，例如投诉信、撤销订单、发货延迟或通知客户无法供货等批评或拒绝类信函。很明显，这些信函不利于对方保全 “面子”，甚至会严重威胁到对方的 “面子”，所以写信时应特别注重礼貌补救策略的运用，以期将面子威胁降到最低程度，不破坏双方的合作关系。这类信函主要使用消极礼貌策略。

在篇章安排上，坏消息商务信函的篇章安排恰好与好消息信函相反，往往采用间接归纳方式，其最大特色在于间接性和迂回性，即先给出解释理由，而后提出坏消息。间接归纳法能减少坏消息给对方带来的伤害。一封典型的坏消息英语商务信函一般都有一个“缓冲”，即在信开头并不直接给出坏消息，而是以一个积极的、至少是中性的事实开始信件；然后提供相应的背景信息，提出原因或给出解释；在前两部分的铺垫下，第三部分才进入主题，提到坏消息；第四步则应表现出对对方的关心，提出一个解决该问题的可行性建议；最后可加上一个礼貌的结尾，帮助对方更自信，以期今后保持更好的合作关系。在遣词造句上，这类信函经常采用委婉的语句，避免直接表达；选用正式语言和词汇，表示极大的尊重；多用表示悲观、道歉的词语来减小对对方所施的压力。例如：

4.We sincerely regret the inconvenience that this cancellation has caused you.(撤销订单，表示悲观和道歉的策略。)

5.We sincerely appreciate your interest and wish that we could fill your order.However,as manufacturers,we sell through retail dealers,and not direct.（通知客户无法供货；说话委婉、避免的策略。）

6.We are confident that a manufacturer with your reputation for excellent products and service will want to resolve this matter quickly.（投诉信；减小对对方所施加的压力的策略。）

坏消息信函中的消极礼貌策略起到了 “雪中送炭”的作用，有助于写信方在不伤害双方关系的前提下提出批评或转告不利于对方的消息，大大地维护了对方的面子，也为自己赢得一个良好的形象，促进商业合作顺利进行。

其三，劝说性信函的目的在于说服对方认可写信方的观点，或者说服对方采取具体行动，此类信函主要是推销信和催款信。在说服的过程中礼貌起着至关重要的作用，只有礼貌有加的信函才会给对方一个好的印象，使对方有接受劝说的意愿。

在推销信中，多使用积极的礼貌策略，包括强调自己和对方的共同之处、提高对方的兴趣、注意对方的需要和夸张自己对对方的兴趣、赞同、同情等来迎合对方的面子；而在催款信中，多使用消极的礼貌策略来保全对方的面子，包括说话迂回、尊重对方、避免突出个人和减小对对方所施加的压力等，将对对方面子的威胁程度降到最低。例如：

7.I’m going to let you in on my secret.This secret could make you hundreds of extra dollars per week.(推销信，提高对方兴趣的策略，积极礼貌策略。)

8.We know that you’re working hard to get your business going on the Internet.(推销信，夸张自己对对方的兴趣和同情，积极礼貌策略。)

9.May we hear from you about non-delivery or payment,please?(催款信，迂回表达方式和礼貌用语，消极礼貌策略。)

10.Perhaps you have forgotten to send us your last order payment which was past due now.（催款信，减小对对方所施加的压力，消极礼貌策略。）

劝说性信函中的积极礼貌策略和消极礼貌策略能起到“润滑剂”的作用，使对方不会反感写信人对自己思想和行为的干涉，甚至乐于接受劝说而采取相应的行动，这对开拓新业务（主要是推销信）和成功完成原来的业务（主要是催款信）都有很大裨益。

以上三大类英语商务信函中都体现出了礼貌策略，其中坏消息信函对礼貌要求最迫切，主要使用消极礼貌策略；好消息信函对礼貌要求不高，但也应加以重视，主要使用积极礼貌策略；劝说性信函使具体情况来选择适合的礼貌策略。

三、结语

英语商务信函是现代国际贸易活动的一个重要交际手段，由于英语商务信函直接服务于交易双方的商务交际行为，礼貌就成了至关重要的原则和要求。通常，传达不同性质信息的英语商务信函所使用的礼貌策略是有区别的：好消息信函传达积极的、有利于对方的消息，因而没有威胁到对方的面子，主要运用积极礼貌策略来迎合对方的面子；坏消息信函传达消极的、不利于对方的信息，严重威胁了对方的面子，主要运用消极礼貌策略来保全对方的面子；劝说性信函在某种意义上干涉到对方的自由，也在一定程度上威胁到了对方的面子（不及坏消息信函严重），这类信函中的推销信多使用积极礼貌策略，而催款信则多使用消极礼貌策略。总结英语商务信函中礼貌策略的使用规律，为外贸工作人员提供了实用简捷的写作指南，有利于商务英语专业的学生提高英语商务信函的写作水平，有助于从事商务英语写作教学的教师改善教学效果。

[1]Brown R.Levinson S.Politeness:Some Universals in Language Usage[M].Cambridge:Cambridge University Press,1987.

[2]Leech.G.N.Principles of Pragmatics[M].London:Longman, 1983.

[3]何自然.语用学与英语学习[M].上海:上海外语教育出版社, 1998.

[4]杨燕.商务英语信函中的礼貌表现[J].重庆交通大学学报, 2009(6).

[5]袁荣.礼貌原则在外贸函电写作中的应用[J].天水师范学院学报,2007(1).

[6]张春柏.新编商务英语写作[M].北京:高等教育出版社,2006.

H315

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1673-1999（2010）08-0111-03

侯娟娟 (1977-)，女，陕西韩城人，延安大学（陕西延安716000）外国语学院讲师；周正履 (1980-)，男，湖北仙桃人，硕士，西安电子科技大学（陕西西安710071）人文学院讲师。

2009-11-15