浅析地方科技期刊的信息化建设

张凤钗

[摘要]该文论述了科技期刊推进信息化建设的重要性，结合《福建建材》杂志出版现状，提出了提高编辑人员信息素养、引进稿件在线处理系统、建立合适的稿件处理流程、借助新媒体和互联网等建议。

[关键词]信息化建设 科技期刊 编辑出版 稿件管理

[中图分类号]G237.5 [文献标识码]A [文章编号]10019596（2020）020060-05

随着互联网技术的发展，信息化时代的来临，科技期刊的编辑出版由传统的手工模式进入信息化模式。目前，大多数期刊社都已经认识到了信息化的重要性，积极推行并实现了信息化建设，将信息化管理的思路贯穿于编辑出版的全过程。但由于种种原因，一些地方科技期刊未能跟上信息技术的发展，信息化建设滞后，仍沿用传统的编辑出版模式。《福建建材》作为地方科技期刊，目前的编辑出版工作还主要以传统的手工模式为主，信息化程度较低，为了改变现状，应积极推进信息化建设。

一、科技期刊推进信息化建设的重要性

科技期刊是记录和传播科技创新成果的重要载体，科技期刊的编辑出版工作是学术科研的重要组成部分。传统科技期刊的编辑出版工作在时间和空间上受到限制，出版发行的周期偏长，及时性无法得到有效发挥，严重阻碍了科研工作的推进以及科技创新成果的展示[1]。科技期刊的信息化改变了传统的编辑出版方式，实现了编辑流程无纸化、编辑加工与排版校对一体化、出版信息传递与处理网络化，同时缩短了稿件的编审时间，稿件的流转效率得到了提高，从而缩短了期刊的出版时滞，降低了编辑工作的强度。

二、《福建建材》编辑出版现状分析

（一）概况

《福建建材》于1982年创刊，当时为半年刊，16开本，页码56页，内部刊物。1985年起改为季刊，仍为内部刊物。1988年起改为公开发行的季刊，国内统一刊号为CN 35-1107，16开本，页码56页。2006年10月起改为双月刊，页码120页。2011年7月起改为月刊，页码120页。期刊从创刊开始经过30多年的发展，从原先的半年刊、季刊、双月刊发展为现在的月刊，主要刊载建设、建筑、建材、房地产等相关领域的学术论文。作为科技期刊，考虑出版物的严谨性，需要对稿件的内容进行多次审查，经过三审三校，最终定稿出版，整个编辑出版过程多以手工为主，编辑工作量较大，工作效率不高。XUEHUI学会2020年第2期2020年第2期浅析地方科技期刊的信息化建设XUEHUI

（二）传统期刊编辑工作存在的问题

1.稿件管理混乱。编辑部通过电子邮箱手工收发稿件，并逐一登记来稿时间、稿件名称、作者信息、稿件内容、录用情况等信息，工作量大，且手工录入过程中容易出错。目前，编辑部没有专门的数据库管理系统，这些信息都是分散的，无法关联起来，查找稿件要花费较多的时间。而手工收发稿件也容易造成管理上的混乱，很容易产生稿件丢失、稿件遗漏、重复审稿、逾期未审等问题，大大降低了工作效率。

2.沟通的及时性差。编辑部与作者间的沟通主要以邮件为主，编辑部通过邮件将审稿、修改意见及时传递给作者，而作者的修改返回、信息咨询等也都是通过邮件传递，在工作过程中经常会碰到编辑部发给作者的邮件不能及时收到回复，而回复的邮件中作者又没有提到上封邮件的内容，导致编辑人员还要查找上封邮件的内容，占用了大量的时间，沟通效果差，影响了期刊出版的效率。

3.编辑加工混乱、不整洁。编辑部通过严格的审稿后确定稿件是否录用，决定录用的稿件打印后进行编辑加工。以手工方式在纸质稿件上进行编辑加工，容易造成版面混乱、不整洁，出现因排版人员误认、错读而导致修改错误，这样既增加了校对人员的工作量，也影响了期刊编校质量[2]。

4.发票信息需多方反复核对。编辑部除了需要通过邮件与作者沟通版面费收缴、发票开具等事宜外，还要逐一核对开票信息，然后将这些信息反馈给财务人员，再与财务人员多次核对，浪费了较多的时间。

5.印刷、邮寄成本高。纸质期刊通过邮局发行，电子版文章发给维普、知网等数据库。纸质出版印刷成本较大，在一定程度上造成木材等资源的浪费。另外，邮寄刊物成本也比较高，容易出现地址模糊或不准确、期刊损坏或丢失等情况，这些都会增加期刊经营成本。

（三）信息化建设滞后的原因

1.缺乏专业的信息管理员。信息化建设需要搭建统一的办公自动化操作平台，应有专业的信息管理员对其进行日常的维护、更新与管理。《福建建材》由于人员编制问题，未配备专业的信息管理员，编辑出版还是采用传统的手工方式，编辑人员本身的出版编辑任务就很重，无法再抽出精力负责信息化建设，导致信息化水平低。

2.编辑人员信息技术掌握程度低。《福建建材》的编辑人员多为相关领域的专业人才，有丰富的工作实践经验和扎实的专业理论知识，但他们多是临近退休的专业技术人员转岗来的，对信息技术掌握能力较差，有的甚至不能独立操作，导致信息化建设滞后。

3.信息化意识薄弱。由于《福建建材》的編辑人员年龄偏大，他们受信息化的影响较小，对于信息化改革的意识比较淡薄，而且习惯了传统的编辑出版模式，不愿意接受过多的改变。

三、推进《福建建材》编辑出版信息化建设的建议

近年来，《福建建材》杂志的收稿量逐年增加，编辑出版任务越来越重，但作者依旧通过电子邮箱投稿，编辑人员手工录入稿件的相关信息，稿件的登记、查询、修改等很不方便，重复性的工作占用了编辑人员大量的时间和精力，这种落后的出版方式已经不能满足期刊持续性发展的需要，因此必须积极推进期刊的信息化建设。

（一）提升编辑队伍的信息化素养

要推进《福建建材》期刊的信息化建设，首先要提高编辑人员的信息化能力，培养编辑的信息素质，打造一支适应信息化发展需要的队伍，把好稿件质量关，提升期刊的质量。

1.提高编辑人员的信息化工作能力。（1）更新观念，提高对信息化办刊的认识。开展专题学习和讨论，了解期刊信息化改革的趋势、信息化办刊与信息化技术的关系，提高信息化办刊的观念和积极性。（2）加强培训，掌握现代化信息技术。员工掌握必要的信息技术是推进信息化建设必要条件。编辑部要组织相关培训，了解信息化管理的流程及具体的操作方法，掌握现代化信息技术，以满足信息化办刊的需求。

2.培养编辑人员的信息素质。信息素质的核心内容主要包括信息意识、信息能力和信息道德。（1）信息意识主要包括对信息的感受力、关注力、判断力和洞察力[3]。信息化时代，信息量大，获取信息的渠道也多。科技期刊编辑要收集和梳理各种信息渠道，利用各种信息资源，及时将相关信息转化为有效信息，在实践中培养并强化自己的信息意识。（2）信息能力也就是信息技能，包括确定信息需求的时机，并有效地获取、评估和利用所需要信息的能力。信息化时代要求科技期刊编辑具备利用互联网、新媒体、数据库等获取信息的能力，并运用科学的方法，采取多种形式对获取的信息进行分析、筛选、重组等，以提升信息的使用价值。（3）信息道德指的是在信息活动中应遵循道德规范。随着现代信息技术的出现，知识产权、个人隐私、信息安全、信息共享等各种问题纷纷出现。科技期刊编辑要维护学术道德，保护知识产权及个人隐私，抵制学术不端等不良行为，营造健康的学术环境，保证期刊质量。

（二）引入稿件在线处理系统[4，5]

为有效提高编辑部的工作效率，建议引进合适的稿件在线处理系统。稿件在线处理系统一般分为远程投稿系统、采编管理系统、远程审稿系统和网站信息发布系统。

1.远程投稿系统。可以实现作者的在线投稿，根据系统提示填写必要信息，上传稿件，这样作者可以实时查看所投稿件的处理情况、发表费用等信息，并及时与编辑部沟通。

2.采编管理系统。编辑部通过该系统可以完成收稿登记、编辑初审、专家外审、退修、通知发表费用、审查付印等系列工作，同时还可以进行稿件统计、费用管理。

3.远程审稿系统。审稿专家通过该系统下载稿件、审阅、上传审稿意见，完成专家审稿工作。

4.网站信息发布系统。可在该系统查询过刊、当期目录、下期目录、文章摘要等信息，以方便作者、读者查阅。

在线处理系统可全程监控稿件，简化编辑管理;实现稿件的无纸化流转，缩短稿件的审稿周期;实现稿件数据的统计和分析，方便财务管理，减少编辑的工作压力，提高工作效率。

（三）建立合适的稿件处理流程

为了更好地应用稿件在线处理系统，编辑部应根据实际情况建立合适的稿件处理流程，见图1。

具体而言，作者通过稿件在线处理系统投稿后，由编辑部登记后发稿件回执，责任编辑负责稿件初审，对于不符合规范的稿件可以退修或直接退稿。初审合格后的待审稿件，送外审专家审核，稿件审回后，编辑部再按专家意见做出通过、退修或退稿处理。审回稿符合规范要求后送主编审定，主编对稿件内容、质量全面负责，并结合初审、复审意见对稿件能否录用做出决定。由责任编辑通知作者稿件不录用或向作者发出稿件录用通知书及发表费用通知。稿件确定录用后就可进入编辑加工阶段，在编辑加工过程中，编辑人员需要與作者不断沟通和交流。编辑加工定稿，编辑部收到版面费后，进入排版校对阶段，最后审查付印。退修、初审、专家外审可重复操作，直到符合规范要求。

（四）借助新媒体、互联网，加强信息化建设

目前，我国大多数科技期刊发行方式较单一，传播能力有限。《福建建材》主要通过邮局发行，发行量较低，为改变这种状况，可充分利用新媒体技术实现快捷高效的传播。可通过在期刊目录页增加期刊微信“一键订阅”二维码、开通网上订阅系统等，为读者订阅提供方便;借助《福建建材》主管单位现有的“福能集团”微信公众号，推送期刊内容、行业动态等;建立微信群和QQ群，加强与作者、读者的沟通。同时，科技期刊还可以借助大数据分析统计系统，及时准确地掌握学科发展、行业动态以及读者的需求等，助力期刊质量建设。

随着互联网的普及和网络建设的逐步完善，科技期刊的网络发行将成为必然趋势。因此，可优先出版电子版期刊，电子版可先于书版发行，这样可以有效缩短出版周期，提高论文的引用率和影响力，从而提高期刊的影响力[6] 。

四、结束语

科技期刊的信息化已是必然趋势，科技期刊的信息化建设是一个系统工程，是期刊出版流程自动化、数字化、网络化的过程。作为一本科技期刊，《福建建材》应转变办刊理念，加强编辑队伍的信息素养建设，增强信息化意识，提高期刊质量;应充分应用稿件在线处理系统，建立合理的稿件处理流程，提高工作效率，缩短期刊的出版周期;应借助新媒体、网络加强信息化建设，提高期刊的传播速度。

参考文献

[1]崔瑞琴，廖玉荣.科技学术期刊编辑出版模式的变化及未来发展走向[J].传媒，2014（2）：13-15.

[2]何世琴.科技期刊的信息化建设与管理探析[J].企业研究，2013（8）：140-142.

[3]彭欣.浅析编辑的信息素养[J].科学咨询，2006（10）：18-19.

[4]杨继涛.科技期刊稿件在线处理系统的建设分析——以《陕西农业科学》网站建设为例[J].今传媒，2015（6）：117-119.

[5]韩璐，赵宏校，葛之江，等.科技期刊信息化建设的思路与实践[J].航天器工程，2008（1）：89-93.

[6]王朗. 浅谈高校科技期刊信息化平台建设[J]. 信息系统工程， 2019（3）：127，129.