公安档案信息化建设的实践探索

王新 章晓春 曾涛

南京市公安局办公室档案科

前言：档案信息化技术是基于计算机网络通讯技术和数据库技术进行的开发应用，能够将文字、图像、音频等资料信息进行数字化存储管理，在公安机关中通过档案信息化技术的建设发展可以大大提高公安人员对案件卷宗、人事档案、工作记录等档案管理工作的处理效率。然而，在当前的公安档案信息化建设中仍存在着一定的不足与缺陷，这要求公安机关优化档案信息化管理资源配置和投入更多的成本精力从而才能使档案信息化的有益效果得到充分发挥。

一、公安档案部门工作开展现状分析

（一）档案可靠性不足。公安档案管理工作对于信息的可溯源性要求较高，只有全面掌握了原始信息才能确保在人员身份核验、案件侦查、信息查询等工作高效化开展。然而，在公安机关目前的档案信息化建设中电子档案信息的可靠性严重不足，一方面是由于传统纸质档案向电子信息化档案过渡过程中存在着档案信息丢失、记录错误等对于这类问题信息都是采取统一化时间节点的方式进行处理。另一方面则是由于信息时代碎片化信息过多导致在档案信息记录工作使难以对其真伪性作出判断，经过修改的档案信息也缺乏相关的记录。公安机关在档案信息化建设过程中应注重档案可靠性问题，利用先进的信息技术手段和特有的信息获取渠道将能有效改善此问题。

（二）档案信息保密问题。对于公安机关而言档案信息保密性在档案管理中尤为重要，如果在档案管理工作中出现信息泄露则会严重危害到公共安全，在过去传统的档案管理工作中主要是采取保密等级的方式来保障重要档案信息不会出现泄露，然而在公安档案信息化建设中除了继续沿用保密等级的方式外还采取了一定的加密手段和数据库防护技术保障档案信息不会出现泄露问题，然而公安人事档案信息、工作记录这类共享资源的保密工作则有所欠缺，动态变化的信息资源也需要采取一定的加密保护手段这样才能最大化减少档案信息泄露对公安机关的影响。

（三）传统纸质档案去留问题。在公安档案信息化建设的不断深入下基本实现纸质档案数字化转移，纸质档案信息去留问题应受到公安机关的重视。纸质档案实体化优势在对公安工作及社区服务中有着重要体现，并且传统档案实物资料的原始性较强，能够为等待处理时间长的案件提供可靠支持。但传统档案对于保管空间、环境、管理方法等有一定要求，如果将传统纸质档案全部保留则会加大公安机关的经费投入，如何均衡传统档案的去留问题还需要公安机关从实际出发进行考量。

二、关于档案信息化的实践探索思考

（一）建立健全的管理体系。公安档案信息化建设的深入推进需要新的管理体系对各项工作开展进行规范和约束。新的管理体系需要充分体现信息化特点，将先进的信息技术手段与现代管理方法应用到公安档案信息化建设中，信息化管理体系的建立应立足于档案资料的真实性、完整性和原始性，并保障档案数据库与外部网络进行有效隔离，防止不法分子入侵档案数据库修改窃取档案信息。其次应对公安档案部门成员实行数字认证和密钥管理，非档案部门成员只能进行档案的检索、查阅、登记。进一步的管理体系还应与公安机关各部门工作形成有效的配合，使档案信息化建设更能有效服务于公安机关各部门工作开展。

（二）加快文字信息录入和物证资料数字化转换。面对公安档案信息化建设过程中存在的档案信息可靠性不足和传统纸质档案去留问题需要公安机关档案部门加快对档案资料中文字信息的录入和物证资料的数字转换。在文字信息流入方面可以通过扫描设备来达到快速录入的目的，同时也要求档案管理人员做好校验审核工作确保档案信息无误后再存储到档案数据库，在此过程之中也应对公安机关人事档案信息进行重新核查为公安人力资源分配提供可靠支持。而在物证资料的数字转换上则需要投入更多的精力，图像、音频资料在二次存储时容易出现丢失的情况这就需要在转换时增添文字描述并给予数字日期签证确保档案信息能溯源。

（三）优化资源配置。对于公安档案信息化建设的深入发展还需要公安机关在档案信息化管理工作中加大软硬件设备投入，确保档案管理工作能够高效开展。随着信息化技术的不断发展更新，档案管理系统也应进行一定的优化升级，确保管理系统与可视化操作软件的兼容性做好对硬件设备的维护工作才能有效规避信息化管理工作中宕机事故的出现。此外，公安机关也应优化档案信息化建设的资源配置，在档案部门中投入更多优秀的人才并通过对人才展开关于思想意识和工作态度的培训使人才在档案管理工作岗位之中更具有使命感和责任感。

总结：综上所述，公安档案信息化建设的实践开展应首先处理好现阶段工作中存在的问题，做好对档案信息的录入审查和数字化转换，并通过新的管理体系建立与先进软硬件设备的投入将能促进档案信息化建设得到深入发展。