高校人事档案管理现状及档案信息化建设

张兰兰

摘 要：人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。随着人才强国战略的实施、高校人事档案改革和大数据时代的到来，加强高校人事档案信息化和电子档案建设的任务迫在眉睫。结合高校人事档案实际工作，探讨人事档案管理现状及档案信息化建设。

关键词：高校 人事档案 档案信息化 电子档案

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在办理个人转正定级、职称申报、办理养老保险、组织调动等相关工作时，都需要使用档案。高校人事档案管理工作主要的职责是为高校人事、干部管理工作提供服务，为开发人才、使用人才、进行人才预测及制定人才培养计划提供准确信息。随着社会经济的发展，传统的经验、手工管理人事档案的模式已经不能满足社会的需要，必须加强在人事档案的管理活动中全面应用计算机等现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。结合高校人事档案的实际工作，从人事档案的收集、人事档案的整理和保管、人事档案提供的利用三方面来探讨高校人事档案管理的现状和解决办法。

1 高校人事档案管理现状

1.1 人事档案收集过程中存在的问题

（1）社会档案意识淡薄，思想观念跟不上时代，对档案的重视不够导致档案形成部门不能够及时将部门所形成的档案材料移交档案管理部门进行归档。

（2）对所缺失的档案材料收集困难，特别是时间久远的学籍材料、工作经历的档案材料的收集愈发困难造成人事档案的不完整性。

（3）收集过程把关不严格，人事档案原始材料不规范，把手续不齐全、无签字盖章、填写不完整等不符合归档标准的材料收集归档。

1.2 人事档案的整理和保管的现状

（1）基础设施薄弱、资金不足：目前大多数高校已有专门的人事档案室，但是外部硬件技术落后。库房、档案柜、档案装具不符合标准。计算机软件技术、办公自动化技术、电子档案等档案信息化技术开发及应用参差不齐、不规范、不标准。档案资金不足，不能增添一些先进的技术设备和专业的档案专业人才管理队伍。

（2）档案管理人员不专业：大多数高校档案管理人员并非档案专业，有些档案管理员身兼多职。由于社会档案意识薄弱，对档案不够重视，造成档案管理人员工作不积极，业务素质不能全面提高。

（3）档案的保管和整理：人事档案记载着过去几年、几十年的学习工作经历、年度考核、工资变动、奖惩情况等。对高校选拔人才具有重要的参考作用。人事档案不是一层不变而是不断更新的，高校等事业单位每年都形成年度考核、工资变动、职称晋升、职务任免等人事档案材料都要及时的归入本人的档案中。目前大多数高校的人事档案还是传统的纸质档案的保管。由于年代久远、虫蛀、霉变、失真、老化等现象时有发生。档案的整理也是传统的纯手工的排序编号、编制卷内目录、打孔与装订。效率、质量低下。现存档案的保管和整理方式已经不能适应新时期对档案利用的要求，加强高校人事档案信息化和电子档案建设的任务迫在眉睫。

1.3 人事档案的利用

人事档案是保密的，本人及其亲属都不能查阅自己的档案。档案的管理是封闭的，档案涉及个人的隐私问题，查阅、调阅档案需要上级部门批准和相关手续后方可阅读。由于人事档案目前以纸质材料保存为主，档案的利用率低下，异地阅读档案、干部任免政审调阅档案、人才选拔需利用档案困难。

2 档案信息化建设

档案信息化建设，是指在档案行政管理部门规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。目前大多數高校的档案室已经开始使用计算机编著档案目录、引索档案的排列位置，但是计算机办公软件技术的使用参差不齐，起步晚、发展速度缓慢。随着社会的进步和经济的飞速发展，加快档案信息化建设是大势所趋。加快高校档案信息化建设的总体思路有一下几点：

2.1 档案信息化建设的主要任务

档案信息化建设的主要任务包括：基础设施建设、信息资源建设和应用系统建设。

（1）基础档案信息化基础设施建设包括计算机等办公软件及其外部设备的购置，网络的建设，以及操作系统、数据库、信息安全系统等购置与开发。基础设施建设是档案信息化建设必须的物质保障。

（2）档案信息资源建设是档案信息化建设的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键，信息资源的开发利用程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。主要包括档案目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设和电子文件归档管理。

（3）档案信息化基础设施和档案信息资源建设，只有通过应用系统才能发挥其功能和作用。应用系统建设的主要内容包括：档案管理软件的开发和应用、文档一体化管理系统的开发应用、档案局参与当地政府上网工程和电子政务建设、建设示范性数字档案馆和电子文件中心。

2.2 档案信息消化建设的基本原则

（1）文档一体化原则：是指根据文件运转规律，把文件管理和档案管理纳入一个统一系统之内，按照统一的要求，建立起密切的联系，使之成为一个整体。

（2）电子文件与纸质文件并存的原则：传统的人事档案主要是以纸质档案保管为主，已经不能适应新时代的发展要求。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。

（3）确保网络安全的原则。

2.3 档案信息化保障体系

2.3.1 标准规范建设

档案信息化建设所要遵循和研制的技术标准分为两个方面：一是设计开发电子档案管理系统所要遵循的相关技术标准。二是有关电子档案的标识、存储、交换、管理等方面的技术标准。

2.3.2 人才队伍建设

培养高素质的档案专业人才队伍建设至关重要。加强对档案管理人员的业务培训、专业进修、应用新技术、新办公软件设配、新方法的应用、普及信息技术知识、提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。

2.3.3 信息安全措施

档案信息化建设的安全主要是网络系统的安全。网络不安全因素不仅是安全漏洞、黑客攻击、病毒袭击、还有很多其他方面的安全隐患。网络安全防护要做的工作包括：人员的教育和管理、防雷及供电保障、人侵检测与修复、网络病毒防治、数据加密、数据备份等。

3 结语

高校人事档案信息化建设是一项艰巨性、长期性的工作，是适应新时代发展的必然趋势。是建设信息化校园、选拔高层次人才和高素养干部的必然要求。档案信息化建设既是机遇又是挑战，我们要克服传统档案管理方式的憋端，创新发展档案管理的新方法、新技术、新设备。实现档案信息数字化、档案信息管理规范化、档案信息服务网络化，实现资源共享，提高高校人事档案的利用率。同时，高校档案信息化建设、社会信息化建设与大数据信息资源建设密切相关。各高校应根据自身发展的特点和阶段，一切从实际出发，理论联系实际，逐步的，积极稳妥的推进高校人事档案的信息化建设。

参考文献

[1]档案学原理[M].安徽省档案局.2007.

[2]岗位培训教程[M].安徽省档案局.2007.